ICS03.080 CCSA16 团 体 标 准 T/CBSX0040—2025 长沙会议服务规范 Changshameetingservicespecification 2025-12-31发布 2026-01-31实施 长沙市质量和标准化协会  发布 全国团体标准信息平台 全国团体标准信息平台 T/CBSX0040—2025 I目次 前言..................................................................................II 1范围................................................................................1 2规范性引用文件......................................................................1 3术语和定义..........................................................................1 4基本要求............................................................................2 5会议活动组织实施规范................................................................6 附录A（资料性）会议服务全流程操作指南................................................8 全国团体标准信息平台 T/CBSX0040—2025 II前言 本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别这些专利的责任。 本文件由长沙市会展工作管理办公室提出。 本文件由长沙市质量和标准化协会归口。 本文件起草单位：湖南省会展经济研究会、长沙市会议产业协会、湖南师范大学会展研究中心、湖 南至昇会议服务有限公司、长沙北辰房地产开发有限公司会展分公司、湖南锐智国际会展有限公司、湖 南品致国际会展有限公司、湖南帝爵国际会展服务有限公司、湖南零启会展服务有限公司、湖南百橙盛 景会议展览服务有限公司、湖南德亚国际会展有限责任公司。 本文件主要起草人：蔡卫民、周文舜、李舜、鲁海文、刘刚、黄滔、黄芳、范国柱、王浚兴、吴遵 念、陈芬、谭谈、谢莹、范清、向亚丽、古丽娟、屈顺、王文涛。 全国团体标准信息平台 T/CBSX0040—2025 1长沙会议服务规范 1范围 本文件规定了长沙会议服务的基本要求及会议活动组织实施规范。 本文件适用于在长沙市内举办的学术类会议、行业类会议和商务类会议，不包括党政机关主办的政 务会议和企事业单位主办的工作会议。 2规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。 GB/T13869用电安全导则 GB/T26165—2021经济贸易展览会术语 GB/T30520—2014会议分类和术语 GB37487公共场所卫生管理规范 GB/T38209公共安全演练指南 GB/T40248人员密集场所消防安全管理 LB/T059会议服务机构经营与服务规范 SB/T10851会议中心运营服务规范 3术语和定义 GB/T26165—2021，GB/T30520—2014，LB/T059界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 会议meeting;conference;convention;congress 在特定的时间和空间，通过发言、讨论、演示、商议、表决等多种形式以达到议事协调、交流信息、 传播知识、推介联络等目的的一定人数的群体活动。 [来源：GB/T30520—2014，3.1.1] 主办单位organizer 主办方 主办机构 独立或联合发起、举办会议并承担主要法律责任的组织。 [来源：GB/T30520—2014，3.2.1] 承办单位host 承办方 承办机构 具有一定资质，接受主办单位的委托，具体负责所有或部分会务事宜，能够独立承担民事责任的组 织。 注：承办单位通常由主办单位指定、委托，有时也通过竞标程序获得承办权。 [来源：GB/T30520—2014，3.2.2] 会场venue 用于举办会议活动的场所。 [来源：GB/T30520—2014，3.6.3] 全国团体标准信息平台 T/CBSX0040—2025 2 会场运营方venueoperator 自有会场或受会场产权方委托，对会场进行日常运营的组织。 会议服务conferenceservice 为各类会议提供策划、组织与执行的综合性服务。 会议服务机构conferenceorganizers 接受会议主办方或会议委托方委托，管理会议、负责会议活动的履行，为会议提供部分或全部经营 性服务的企业、事业单位、社团等组织。 [来源：LB/T059—2016，3.3] 展览展示工程exhibitionconstructionproject 在展览馆、博物馆和各类商业及公共场所，以展示传播为目的的装饰装修工程项目。 [来源：GB/T26165—2021，3.4.9] 展览展示工程服务商exhibitionconstructioncontractor 提供展览展示工程（3.8）服务的组织或机构。 参会代表delegate 正式代表 按照主办单位的要求，完成全部注册程序并获取正式参会资格的人员。 [来源：GB/T30520—2014，3.3.1] 国际会议internationalmeeting;internationalconference;internationalconvention 由来自3个或3个以上的国家或地区（含港澳台）的代表参加的会议，或境外参会代表占全部参会人 数40%（含）以上的会议。 [来源：GB/T30520—2014，3.1.2] 4基本要求 服务提供方要求 4.1.1通用要求 4.1.1.1应具有独立法人资格或合法经营主体资格，能够独立承担民事责任。 4.1.1.2应具备与所提供服务相符的合法经营资质及行业规定的特定许可。 4.1.1.3应具有良好的商业信誉，近三年内无重大违法违规记录或重大服务质量投诉。 4.1.1.4应具备与承接项目规模相匹配的专业团队、技术能力和经济实力。 4.1.2主办单位 4.1.2.1应配备策划与执行团队，具备开展项目策划、嘉宾邀约、现场服务、宣传推广等能力。 4.1.2.2应具备与所办会议相适应的能力，能够承担举办活动的风险。 4.1.2.3项目管理人员应具有会议服务相关经验。 4.1.2.4若举办国际会议，主办单位应熟悉国际会议策划执行流程、涉外会议管理规范、人员出入境 管理等外事管理及礼仪规定。 4.1.3会场运营方 4.1.3.1应制定并执行场地使用管理、设施设备维护保养、安全巡检、应急处置等制度。 4.1.3.2会场应符合国家现行建筑设计要求，满足防火、抗震、防雷等安全要求，并通过相关验收。 4.1.3.3应自有或租赁与会议规模相适应的会议室以及设施设备，并定期维护。 全国团体标准信息平台 T/CBSX0040—2025 34.1.3.4应提供稳定高速的有线及无线网络覆盖（重要会议需保障独享带宽），具备与之匹配的餐饮、 住宿及停车条件。 4.1.3.5会议中心运营服务应符合SB/T10851要求。 4.1.4会议服务机构 4.1.4.1应具备承接不同规模会议服务的能力。 4.1.4.2应拥有专业团队，岗位人员应具备相应的专业知识和实践经验。 4.1.4.3应接受会议主办单位的服务培训和质量监督，参与服务培训与演练。 4.1.4.4服务国际会议的，应具备外语服务能力，并熟悉国际结算、海关通关等流程。 4.1.4.5会议服务机构经营与服务规范应符合LB/T059要求。 4.1.5其他服务提供方 4.1.5.1安保服务方应持有公安机关核发的《保安服务许可证》，所有安保人员应持证上岗，并制定 安保方案与应急预案。 4.1.5.2餐饮服务方应持有有效的《食品经营许可证》，保证食品安全，确保食材可追溯，并具备大 型活动集中供餐与应急保障能力。 4.1.5.3举办国际会议时，翻译服务提供方应配备具备专业资质或会议经验的译员，并提供同声传译 服务。 服务人员要求 4.2.1基本要求 4.2.1.1上岗前应接受系统化的岗前培训，具备岗位所需的知识与技能。 4.2.1.2应具备较强的沟通表达能力，具备主动服务、客户至上的意识，着装整洁专业，使用礼貌用 语，对客户需求予以响应与跟进。 4.2.1.3应保护客户隐私和商业信息，严禁泄露或私自使用。 4.2.1.4应具备基本安全意识，遵守现场安全管理制度。 4.2.1.5闭门会议的服务人员应经过筛选和保密意识培训，会议期间如非必要应避免频繁进出会场。 4.2.2分岗位专项要求 4.2.2.1会议接待与注册人员应达到以下要求： ——会前：熟悉会议日程、嘉宾信息及接待流程；提前准备好注册物料、证件、资料包；准备候 会贵宾室，并指引贵宾入场；配合完成会场布置、设备调试与检查； ——会中：在通道及会议室门口迎宾，保持标准站姿，微笑问候，高效、准确地完成嘉宾注册、 指引、咨询工作；善于观察，主动识别VIP嘉