ICS 01.140.20;07.060 HY A 14 中华人民共和国海洋行业标准 HY/T 058—2010 代替HY/T058—2001 海洋调查观测监测档案业务规范 Operational norms for archives on the oceanographic survey observation and monitoring 2010-03-01实施 2010-02-10发布 国家海洋局 发布 HY/T058—2010 目 次 前言 范围 规范性引用文件 2 3 术语和定义 4 总体质量控制 4. 1 质量控制原则 4.2 质量控制程序 5收集分类 5.1 收集积累 5.2 分类排序 整理组卷 6. 1 整理 组卷 6. 2 7 编目 7. 1 案卷封面 7. 2 卷脊 7. 3 备考表 7. 4 项目归档说明书 7. 5 卷内目录 7. 6 文件及案卷的著录 7. 7 目录 7.8 档号 立卷归档 保管利用 9.1 保管 9. 2 利用 10 移交· 附录A（规范性附录）海洋调查观测监测档案归档范围及保管期限表 表A.1 海洋调查档案归档范围及保管期限表 表A.2 海洋观测档案归档范围及保管期限表 表A.3 海洋监测档案归档范围及保管期限表 附录B（规范性附录）海洋调查观测监测档案案卷封面、档案用表和标识图示 12 图B.1 纸质文件封面格式 图 B.2 案卷封面格式 13 图 B.3 光盘盒封面标识格式 图 B. 4 案卷脊背格式 15 图 B.5 卷内备考表格式 16 图 B. 6 项目归档说明书格式 HY/T058—2010 图B.7 卷内目录格式 21 图 B.8 案卷目录格式 22 图 B. 9 文件目录格式 23 图 B.10 电子文档登记表格式 24 图 B.11 电子文件目录格式 25 图B.12 档号章格式.. 26 图B.13 档案借阅登记表格式 图 B.14 归档移交记录表格式 27 图 B.15 档案交接文据格式 28 HY/T 058—2010 前言 本标准与HY/T058一2001相比主要变化如下： 修改了本标准的适用范围（2001年版的第1章；本版的第1章）； 删除了已废除和不适用的规范性引用文件（2001年版的第2章；本版的第2章）； 增加了新的引用文件（见第2章）； 量控制部分的内容进行了强化和完善、第5章至第12章第1节中归档范围的内容予以合并， 在本版第4章中表述（2001年版的4.1、5.1、6.1、7.1、8.1、9.1、10.1、11.1、12.1；本版的 第4章）； 修改了2001年版第5章、第6章的表述内容，将其分别更名为“收集分类”、“整理组卷”。对 2001年版第4章中档案的收集与积累、第5章至第12章第2节中整理、组卷的内容予以合 并，在本版第5章，第6章中表述（2001年版的4.2、4.4、5.2、6.2、7.2、8.2、9.2、10.2、11.2、 12.2；本版的第5章、第6章）； 修改了2001年版第7章、第8章、第9章、第10章的表述内容，将其分别更名为“编目”、“立卷 归档”、“保管利用”、“移交”。对2001版第4章中档案的报送与保管、装订、编目、著录等内容 在本版第7章、第8章、第9章、第10章中表述（2001年版的4.3、4.5、4.6、4.7、4.8、4.9、 4.10、4.11；本版的第7章、第8章、第9章、第10章）； 增加了实物档案清单的归档要求（见6.1.4）； 修改并细化了归档范围及保管期限表（见附录A）； 一增加了部分档案用表格式（见附录B）； 一修改了档案封面格式（见附录B）。 本标准的附录A、附录B为规范性附录。 本标准由国家海洋局办公室提出。 本标准由全国海洋标准化技术委员会（SAC/TC283)归口。 本标准起草单位：国家海洋局北海信息中心、中国海洋档案馆、国家海洋局机关档案室、国家海洋局 东海分局、国家海洋局南海分局。 本标准主要起草人：邱力、周玲、杜继鹏、金海琴、薛惠芬、陶雪岩、国小雨、王波、游大伟、孙杰 钟晓丽。 本标准所代替的历次版本发布情况为： HY029.3—1995、HY/T058—2001。 II HY/T 058—2010 海洋调查观测监测档案业务规范 1范围 本标准规定了海洋调查观测监测档案材料的收集、积累、整理、组卷、编目的方法及档案业务用表的 格式。 本标准适用于海洋调查、海洋观测、海洋监测档案业务工作。 2规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有 的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究 是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB/T11821照片档案管理规范 GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T12763（所有部分）海洋调查规范 GB/T14914海滨观测规范 GB17378（所有部分）海洋监测规范 GB/T17838船舶海洋水文气象辅助测报规范 GB/T18894电子文件归档与管理规范 DA/T18档案著录规则 HY/T037.6海洋资料浮标作业规范资料处理 3术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3. 1 海洋调查观测监测文件材料 +files on the oceanographic survey observation and monitoring 在海洋调查观测监测活动中直接形成的，以文字、数字和技术符号记载与反映技术思想和结果的文 字、图、表、照片、录音、录像、磁带、盘片等内容完整的最小的独立文献的总称。 3.2 海洋调查观测监测档案 archives on the oceanographic survey observation and monitoring 在海洋调查观测监测活动中直接形成的，有保存价值的各种载体形式的历史记录。 4总体质量控制 4.1质量控制原则 4.1.1齐全性 4.1.1.1海洋调查观测监测文件材料应按以下归档范围的要求归档： a）海洋调查文件材料的归档范围见附录A（表A.1）； b) 海洋观测文件材料的归档范围见附录A（表A.2)； c） 海洋监测文件材料的归档范围见附录A（表A.3）。 4.1. 1.2 海洋调查观测监测归档文件材料及其介质种类应齐全。