ICS01.140.20;07.060 HY A14 中华人民共和国海洋行业标准 HY/T056-2010 代替HY/T056—2001 海洋科学技术研究档案业务规范 Operationalnormsforarchives on marine scientific and technological research 2010-08-31发布 2010-10-01实施 国家海洋局 发布 HY/T056—2010 目 次 前言 1 范围 2 规范性引用文件 3术语和定义 总体要求 1 5科研文件的收集 5.1科研文件的积累 5.2科研文件的汇总 5.3 科研文件的审查 5.4科研文件的鉴定 6科研文件的整理 6.1 整理单元构成 6.2 纸质文件整理 装订 6.2.1 6.2.2 分类 6.2.3 排序 6.2.4 立卷 6.2.5 文件装盒 6.2.6 编制卷内目录 6.2.7 编制卷内备考表 6.2.8 编制案卷封面 6.2.9 编制案卷脊背 6.3 电子文件整理 6.3.1 归档载体 6.3.2 分类 6.3.3 文件命名 6.3.4 文件组织 6.3.5 目录组织 6.3.6 建立说明文件 6.3.7 归档裁体制作 6.3.8 标识包装 6.3.9 建立归档电子文件目录 6.4 建立替代卷 科研文件的归档 7.1归档要求 7.2 归档份数 7.3 归档时间 7.4 归档程序 1 HY/T056—2010 7.4.1归档审查 7.4.2办理归档手续 8科研档案的整理、编目和保管 8.1科研档案的整理 8.1.1档号标引 8.1.2排序排重 8.1.3分类标引 8.1.4主题标引 8.1.5科研文件的补充与修改 8.2科研档案的编目 8.2.1 缩制案卷目录 8.2.2 编制文件目录 8.2.3 编制全引目录 8.2.4 编制其他目录 8.3科研档案的保管 8.3.1 保管要求 8.3.2 保管环境 6 8.3.3 检查维护 6 9 科研档案的统计和利用 10 9.1科研档案的统计 10 9.1.1 统计形式 10 9.1.2 统计指标 10 9.1.3 统计要求 9.2科研档案的利用 10 9.2.1 利用要求 10 9.2.2 档案阅览· 10 9.2.3 档案咨询 10 9.2.4 档案开发· 11 9.2.5 利用效果分析 11 10科研档案的鉴定、销毁和移交 11 10.1 科研档案的鉴定 11 10.1.1 鉴定内容 11 10.1.2 鉴定时间 11 10.1.3 鉴定程序 11 10.2科研档案的销毁 11 10.2.1 编制销毁清册 11 10.2.2销毁程序 11 10.3科研档案的移交 10.3.1 移交原则 12 10.3.2 移交时间和范国 12 10.3.3 移交程序 12 10.4科研档案的调整 12 附录A（规范性附录） 科研文件归档范围与档案保管期限 HY/T056—2010 附录B（规范性附录） 科研文件归档说明书格式 19 附录C（规范性附录） 科研文件整理用表格式 25 附录D（规范性附录） 科研档案管理用表格式 35 参考文献 45 图B.1 归档说明书封面式样 19 图B.2 归档说明书第1页式样 20 图B.3 归档说明书第2页式样 21 图B.4 归档说明书第3页式样 22 图B.5 归档说明书第4页式样 23 图B.6 归档说明书第5页式样 24 图C.1 科研文件鉴定登记表式样 25 图C.2 卷盒式样 26 图C.3 卷盒展开示意图 27 图C.4 卷内目录式样 28 图C.5 卷内备考表式样 29 图C.6 案卷封面式样 30 图C.7 案卷脊背式样 31 图C.8 档号章式样 32 图C.9 归档电子文件目录式样 33 图C.10 科研文件归档清单式样 34 图D.1 科研档案修改申请单式样 35 图 D.2 案卷目录式样 36 图 D.3 目录封面式样 37 图 D.4 文件目录表式样 38 图 D.5 全引目录一案卷目录表式样 39 图D.6 科研档案利用效益记录表式样 40 图D.7 科研档案鉴定记录表式样 41 图D.8 科研档案销毁清册封面式样 42 图D.9 科研档案销毁清册式样 43 图D.10 科研档案交接文据式样 44 表A1 海洋科学技术研究文件归档范围与档案保管期限表 13 HY/T056—2010 前言 本标准与HY/T056一2001相比主要变化如下： 增加了规范性引用的文件（见2）； 增加了术语和定义（见3.3.3.4、3.5）； 增加了“总体要求”一章（见4）； 修改了文件材料的形成与积累、审查和归档的标题与内容（见2001年版的4.1、4.2；本版的5、 5.1.5.2,5.3.5.4); 增加了整理单元构成条款（见6.1）； 修改了文件材料的整理、立卷的标题与内容（见2001年版的4.3：本版的6.2、6.3）； 删除了文件材料的立卷、审查和归档中的行政性条款（见2001年版的4.1.14.1.3、4.3.1、 4.3.2); 删除了文件材料的整理、立卷中不同尺寸的文件材料要统一折叠为A4幅面的内容（见2001年 版的4.3.12.4)； 删除了档案的整理中术语解释性内容（见2001年版的5.1.1、5.1.1.1、5.1.1.1.1)； 删除了档案互见性标引条款（见2001年版的5.1.1.3）； 删除了室藏号的编制（见2001年版的5.1.1.4）； 删除了组成课题代码的一般规则（见2001年版的5.1.1.1.4)； 增加了照片整理条款（见6.2.3.2、6.2.3.4、6.2.4.4d）)； 增加了非成册图件整理条款（见6.2.3.3）； 增加了文件装盒条款（见6.2.5）； 增加了建立替代卷条款（见6.4）； 修改了归档移交标题与内容（见2001年版的4.4、4.4.1、4.4.2、4.4.4.1；本版的7、7.1、7.1.5）； 修改了档号结构条款（见2001年版的5.1.1.1.2；本版的8.1.1.1)； 增加了分类、主题标引条款（见8.1.3、8.1.4)； 修改了新补文件材料的整理方法（见2001年版的5.1.1.5.2；本版的8.1.5.2）： 删除了档案馆的档案整理（见2001版的5.1.2）； 修改了档案保管的条款（见2001年版的5.3.1、5.3.2、5.3.3；本版的8.3.1、8.3.2.8.3.3)； 修改了档案统计条款（见2001年版的7.1；本版的9.1）； 修改了档案开发和利用条款（见2001年版的7.2、7.3、7.4；本版的9.2）； 修改了档案移交和接收条款（见2001年版的6.1、6.3、6.4、6.5、6.6、6.7；本版的10.3.1、 10.3,2,10.3.3); 增加了档案鉴定程序（见10.1.3）； 增加了移交档案运送条款（见10.3.3.3）； 修改了海洋科研文件材料归档范围和保管期限表（见2001年版的附录A.1、A.2；本版的附录 A); 修改了海洋科研课题文件材料归档说明书（见2001年版的附录B图B.1、B.2、B.5、B.6：本 版的附录B图B.1、B.2、B.5、B.6)； 修改了海洋科研文件材料和档案用表格式标题（见2001年版附录C：本版的附录C、附录D）； 删除了档案卷夹格式（见2001年版附录D图D.3）； V