DA 中华人民共和国档案行业标准 DA/T18-1999 （代替GB/T3792.5-85） 档案著录规则 Bibliographical description for archives 1999-05-31批准 1999-12-01实施 中华人民共和国国家档案局‧发布 目录 1 范围. 2引用标准 3定义 4著录项目. 5著录用标识符. 6著录条目格式 7著录用文字.. 8著录信息源. 9著录项目细则 附录A.. 17 中华人民共和国行业标准 DA/T18-1999 代替GB/T3792.5-85 档案著录规则 1 范围 本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标 识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。 本标准适用于各类档案的著录。对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵 照本标准制定细则。 本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。 2 引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标 准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨 使用下列标准最新版本的可能性。 B/T3792.1-1983文献著录总则 GB/T7156-1987 文献保密等级代码 GB/T9704-1988 国家机关公文格式 GB/T15418-1994 档案分类标引规则 GB/T3860-1995 文献叙词标引规则 DA/T1-1992 档案工作基本术语 DA/T19-1999档案主题标引规则 3 定义 本标准采用下列定义。 中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准 1999-12-01实施 DA/T 18-1999 3.1著录 在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 [DA/T1 中 5] 3.2著录项目 揭示档案内容和形式特征的记录事项。包括题名与责任说明项、稿本与文种 项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。 3.3条目 又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目 的组合。 3.4著录格式 著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。 3.5档案目录 按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。 4 著录项目 档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元（小项）。 4.1题名与责任说明项 4.1.1正题名 4.1.2并列题名＊ 4.1.3副题名及说明题名文字＊ 4.1.4文件编号＊ 4.1.5责任者 4.1.6附件＊ 4.2稿本与文种项 4.2.1稿本* 中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准 1999-12-01实施 DA/T 18-1999 4.2.2文种* 4.3密级与保管期限项 4.3.1密级＊ 4.3.2保管期限＊ 4.4时间项 4.5载体形态项 4.5.1载体类型＊ 4.5.2数量及单位＊ 4.5.3规格＊ 4.6附注与提要项 4.6.1F 附注＊ 4.6.2提要＊ 4.7排检与编号项 4.7.1分类号 4.7.2档案馆代号＊ 4.7.3档号 4.7.4电子文档号 4.7.5缩微号 4.7.6主题词或关键词 4.84.1～4.7中有“＊”号者为选择著录项目或单元（小项）。 5 著录用标识符 5.1为识别各著录项目、单元（小顶）及其内容，添加如下规定的标识符。 .一置于下列各著录项目之前： 中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准 1999-12-01实施 DA/T 18-1999 稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。 置于并列题名之前。 置于下列各著录单元之前： ： 副题名及说明题名文字，文件编号、文种、保管期限、数量及单位、规 格。 置于第一个责任者之前。 置干多个文件编号之间、多个责任者之间。 ; 用于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同职责、身 份之间。 + 置于每一个附件之前。 ［］置于下列著录内容的两端 自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字。 （）置于下列著录内容的两端： 责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职责或身份、外国责任 者国别及姓名原文、中国责任者时代、历史档案中的朝代纪年、农历、 地支代月、韵目代日转换后的公元纪年。 ？人 用于不能确定的著录内容，一般与“[］”号配合使用。 用于下列著录内容之间： 日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间。 用于节略内容。 用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及 难以计数的残缺文字用三个“口”号。 5.2著录用标识符使用说明 中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准 1999-12-01实施 DA/T 18-1999 5.2.1除“题名与责任说明项、排检与编号项”外，各项目连续著录时，其前均 冠“．一”。如遇回行，不可省略该标识符。但各项目另起段落著录时则 可省略该标识符。 “““，“‘，‘“， 均不再空格。 5.2.3如某个项目缺少第一个单元（小项）时，应将现位于首位的单元原规定的 标识符改为“.一”。 5.2.4凡重复著录一个项目或单元时，其标识符也需重复。 5.2.5不著录的项目或单元，其标识符应连同该项目或单元一并省略。 6著录条目格式 6.1段落符号式条目格式 分类号 档案馆代号 档号 电子文档号 缩微号 正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号／责任者 +附件.一稿本：文种.一密级：保管期限.一时间.一载体类型： 数量及单位：规格.一附往 提要 主题词或关键词 段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落。第一段落中分类号、档号 分别置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号、缩微号分别置于条目右上角第 一、二行，电于文档号置于第二行的中间位置。第二段落从第三行与档号齐头处 依次著录题名与责任说明项、稿本与文种项，密级与保管期限项、时间项、载体 形态项、附注项，回行时，齐头著录。第三段落另起一行空两格著录提要，回行 时与一、二段落齐头。第四段落另起一行齐头著录主题词或关键词，各词之间空 一格。 中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准 1999-12-01实施