ICS01.140.20 CCSA14 中华人民共和国档案行业标准 DA/T88—2021 产品数据管理(PDM)系统电子文件 归档与电子档案管理规范 Specification for product data management(PDM)system electronic documents archiving and electronic records management 2021-05-26发布 2021-10-01实施 国家档案局发布921DA/T 88—2021 前 言 本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分:标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由国家档案局提出并归口。 本文件起草单位:中国商用飞机有限责任公司、国家档案局经济科技档案业务指导司。 本文件主要起草人:刘文恭、蔡盈芳、王木亮、殷瑛、蒋君仁、许成伟、朱志赟、陈丽娟、孙晓清、李璐。 031DA/T 88—2021 产品数据管理(PDM)系统电子文件 归档与电子档案管理规范 1 范围 本文件描述了企业产品数据管理(PDM)系统形成的电子文件归档和归档后电子档案管理的方法。 本文件适用于企业产品数据管理(PDM)系统形成的电子文件和归档后电子档案管理工作。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文 件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于 本文件。 GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T 18894—2016 电子文件归档与电子档案管理规范 DA/T 15 磁性载体档案管理与保护规范 DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 DA/T 46—2009 文书类电子文件元数据方案 DA/T 48—2009 基于XML的电子文件封装规范 DA/T 70—2018 文书类电子档案检测一般要求 DA/T 74 电子档案存储用可录类蓝光光盘(BD-R)技术要求和应用规范 DA/T 75 档案数据硬磁盘离线存储管理规范 3 术语和定义 GB/T 18894—2016、DA/T 70—2018界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 3.1 产品数据管理系统 product data management system 管理产品生产全过程以及生产过程中产生的与产品有关的信息(包括文档、CAD文件、装配关系、 物料清单、配置、权限信息等)的系统。 注: 简称PDM系统。 3.2 电子文件 electronic document 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中,通过计算机等电子设备形成、办 理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。 [来源:GB/T 18894—2016,3.1] 3.3 电子档案 electronic record 具有凭证、参考和保存价值并归档保存的电子文件。 131DA/T 88—2021 [来源:GB/T 18894—2016,3.2] 3.4 电子档案管理 electronic records management 对电子档案进行接收、整理、保管、利用、统计、鉴定和处置的活动。 3.5 电子档案管理系统 electronic records management system;ERMS 对电子档案进行接收、整理、保管、统计、利用和处置的计算机信息系统。 [来源:GB/T 18894—2016,3.10,有修改] 3.6 电子文件归档 electronic document archiving 办理完毕或已正式发布的具有凭证、参考和保存价值的电子文件提交电子档案管理系统保存的 过程。 3.7 真实性 authenticity 电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和背景与形成时的原始状况相一致的性质。 [来源:GB/T 18894—2016,3.5] 3.8 完整性 integrity 电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。 [来源:GB/T 18894—2016,3.7] 3.9 可用性 usability 电子文件、电子档案可以被检索、呈现和理解的性质。 [来源:GB/T 18894—2016,3.8] 3.10 安全性 security 电子文件、电子档案的管理过程可控、数据存储可靠,未被破坏、未被非法访问的性质。 [来源:DA/T 70—2018,3.7] 3.11 四性 four properties 电子文件、电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性。 3.12 信息包 information package 包含电子文件、电子档案组件(文档)和对应元数据,按照一定的结构组织,可用于不同环节之间信 息传递的信息集合对象。 [来源:DA/T 70—2018,3.10] 3.13 归档信息包 archiving submission information package;ASIP 电子文件归档时立档单位内部业务部门向档案部门提交的信息包。 [来源:DA/T 70—2018,3.11] 3.14 保存信息包 archival information package;AIP 按照长期保存要求形成的电子档案信息包。 231DA/T 88—2021 [来源:DA/T 70—2018,3.13] 3.15 系统显示名 system display title 在电子档案管理系统中存储的,档案人员和用户直接可见的件内组件(文档)题名。 注: 文档是指归档文件最小的文件单元,可以是一个独立的自然件,也可以是组合文件中的某一自然件或自然件的 附件。 3.16 计算机文件名 computer file title 在电子档案管理系统存储器中唯一标识电子档案组件(文档)的一个字符串。 4 总则 4.1 总体要求 4.1.1 PDM系统中形成的电子文件是企业的核心信息资产,PDM系统电子文件归档与电子档案管理 工作应纳入单位电子文件归档和电子档案管理整体工作中,统筹规划,有序推动。 4.1.2 应按照全程管理、前端控制、集中统一原则对PDM系统电子文件实施全生命周期管理,确保电 子档案的“四性”。 4.1.3 应执行规范的工作程序,采取必要的技术手段,对PDM系统电子文件归档和电子档案管理全 过程实行监控。 4.1.4 应对PDM系统中电子文件的情况进行综合调查,制定归档方案、保管期限表、元数据方案、访 问控制规则/利用规则等规范,据此开展PDM系统电子文件归档与电子档案管理工作。 4.1.5 档案部门、信息技术部门、业务部门等所有涉及PDM系统电子文件归档与电子档案管理工作 的部门和人员应明确分工,相互协作,通过规范的电子档案管理,服务于产品管理、风险控制、资产保护 等目标。 4.1.6 应配备必要的信息化基础设施和信息安全设施,保障电子档案管理系统的正常运行和信息 安全。 4.2 职责 4.2.1 PDM系统主管部门 PDM系统主管部门职责如下: a) 根据产品数据管理规范和档案业务需求,组织信息技术部门、档案部门和相关业务部门开展 PDM系统归档功能建设; b)为PDM系统归档功能的建设提供支持。 4.2.2 档案部门 档案部门职责如下: a) 将PDM系统形成的电子文件纳入管控范围,提出归档范围、归档方式、归档格式、归档时间和 “四性”检测等业务需求; b)参与PDM系统与电子档案管理系统接口实施工作,负责归档接口功能测试,验证是否满足设 计要求; c)定期对上线后的集成归档接口运行情况进行监测,确保功能运行正常; d)负责电子文件的接收,以及电子档案的整理、保管、统计、利用; 331DA/T 88—2021 e)负责组织保管期满电子档案的鉴定、处置工作。 4.2.3 信息技术部门 信息技术部门职责如下: a) 根据PDM系统电子文件归档需求,开展PDM系统与电子档案管理系统归档接口开发、测试 和运行维护工作; b)及时响应PDM系统主管部门和档案部门提出的PDM系统电子文件归档需求和问题反馈,并 妥善处理; c)参与保管期满电子档案销毁工作,对销毁是否彻底进行确认。 4.2.4 业务部门 业务部门职责如下: a) 负责对待归档电子文件质量进行审核; b)负责根据PDM系统操作手册和本单位电子文件管理规定开展电子文件提交归档; c)参与保管期满电子档案鉴定工作。 4.3 工作流程 PDM系统电子文件归档与归档后电子档案管理流程包括电子文件及其元数据捕获、归档、“四性” 检测、接收、整理、保管、统计、利用、鉴定、处置等环节,见图1。 431DA/T 88—2021 图1 PDM系统电子文件归档与归档后电子档案管理流程图 531DA/T 88—2021 4.4 元数据要求 元数据要求如下: a) 元数据应能为PDM系统和电子档案管理系统所处理,实现元数据的传输、解析、交换、利 用等; b)元数据的捕获方式和捕获节点应在PDM系统和电子档案管理系统设计与开发过程中进行规 划,实现元数据与电子文件同时捕获; c)元数据的捕获方式包括直接提取、计算写入、手工录入、默认赋值等; d)元数据的捕获节点包括但不限于电子文件