ICS01.140.20 A14 中华人民共和国档案行业标准 DA/T78—2019 录音录像档案管理规范 Specificationforaudioandaudio-visualrecordsmanagement 2019-12-16发布 2020-05-01实施 国家档案局发布11DA/T78—2019 前 言 本标准按照GB/T1.1—2009给出的规则起草。 本标准由国家档案局提出并归口。 本标准起草单位:国家档案局馆室司、江西省档案馆。 本标准主要起草人:刘芸、丁德胜、方维华、谭向文、毛海帆、傅培超、王其武、李鹏达。 21DA/T78—2019 录音录像档案管理规范 1 范围 本标准规定了模拟信号录音录像文件和录音录像电子文件的收集、整理、著录、归档与录音录像档 案管理要求。 本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织(以下简称各单位)形成的录音录像档案 的管理。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。 GB/T18894—2016 电子文件归档与电子档案管理规范 DA/T38—2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 DA/T58—2014 电子档案管理基本术语 DA/T62—2017 录音录像档案数字化规范 DA/T63—2017 录音录像类电子档案元数据方案 DA/T74—2019 电子档案存储用可录类蓝光光盘(BD-R)技术要求和应用规范 DA/T75—2019 档案数据硬磁盘离线存储管理规范 3 术语和定义 GB/T18894—2016、DA/T58—2014、DA/T63—2017界定的以及下列术语和定义适用于本 文件。 3.1 录音录像文件 audioandaudio-visualdocument 国家机构、社会组织或个人在履行法定职责过程中采用不同记录载体形成的以声音或影像为主要 呈现方式的信息记录。 3.2 录音录像电子文件 audioandaudio-visualelectronicdocument 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责过程中,通过计算机、数字化转换等电子设备形成、传 输和存储的数字音频和数字音视频文件。录音录像电子文件由内容、结构、背景组成。 注:改写GB/T18894—2016,定义3.1。 3.3 录音录像档案 audioandaudio-visualrecord 具有凭证、查考和保存价值并归档保存的录音录像文件。 注:改写DA/T62—2017,定义3.1。 3.4 件 item 由摄录设备连续录制或拍摄形成并独立存在的录音录像文件,又称为自然件。 31DA/T78—2019 3.5 归档 archiving 将具有凭证、查考和保存价值并经系统整理的录音录像文件及其元数据管理权限向档案部门提交 的过程。 注:改写GB/T18894—2016,定义3.12。 3.6 模拟信号录音录像文件数字副本 digitalcopyofanalogsignalaudioandaudio-visualdocument 模拟信号文件或档案经过数字化加工后形成的,存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机等 电子设备识别的数字信号文件。 3.7 模拟信号录音录像文件数字化 digitizationofanalogsignalaudioandaudio-visualdocument 依据规范要求对模拟信号录音录像文件进行数字化加工,使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载 体上的数字音频和数字音视频文件,并按照录音录像文件的内在联系,建立起目录数据与数字音视频文 件关联关系的处理过程。 注:改写DA/T62—2017,定义3.7。 3.8 原始载体 originalmedium 可追溯到的最早的录音录像文件记录载体和离线归档载体。 示例:录音带,录像带,一次写DVD-R光盘,一次写蓝光(BD-R)光盘,移动硬盘。 3.9 离线备份载体 offlinestoragemedium 以备份为目的,采用可移动存储设备制作并脱离计算机和网络保存的数据存储介质。 4 总则 4.1 归档范围 各单位在履行职能活动中形成的、具有保存价值的录音录像文件应及时归档。 4.2 基本原则 应遵循集中管理、过程管理、便于利用、安全保密的基本原则,从技术与管理两个方面采取措施确保 录音录像档案的真实性、完整性、可用性和安全性。 4.3 技术支撑 应基于电子档案管理系统对录音录像档案进行集中管理和全程管理,电子档案管理系统的建设、管 理和安全防范应按照GB/T18894—2016的要求执行。 4.4 制度建设 应建立管理制度,明确相关部门的职责: a) 录音录像文件形成部门负责收集、整理、著录和归档等工作。 b)档案部门负责制定录音录像档案管理制度,指导形成部门按要求做好录音录像文件收集、整 理、著录和归档工作,负责接收归档的录音录像文件和录音录像档案保存、保管、利用、统计、移 交等管理工作。 c)信息化部门负责为录音录像文件归档和录音录像档案管理提供信息化技术支持。 41DA/T78—2019 d)保密部门负责监督涉密录音录像档案的保密管理。 4.5 保密管理 涉密录音录像档案管理应遵循国家有关保密管理的规定。 5 收集 5.1 收集范围 5.1.1 记录本单位主要职能和基本历史面貌的,具有保存价值的录音录像文件: ———工作活动、重要会议、外事活动、重点工程、重要人物等; ———主办或承办的本地区政治、经济、文化、体育与社会事业等重大活动; ———上级领导和著名人物来本单位进行检查、视察、调研等工作或参加与本单位、本地区有关的重 大活动; ———组织或参与处置的重大事件,包括重大自然灾害、重大事故、突发事件等。 5.1.2 记录本地区地理概貌、城乡建设、名胜古迹、自然风光、民风民俗和人物宣传的录音录像文件。 5.1.3 执法部门或司法部门职能活动形成的录音录像文件。 5.1.4 其他具有保存价值的录音录像文件。 5.2 收集要求 5.2.1 录音录像文件应客观、系统地反映主题内容,画面完整、端正,声音和影像清晰。 5.2.2 经摄录设备直接形成的具有保存价值的录音录像文件应收集、保存,录像电子文件应是音频、视 频封装为一体的音视频文件。以摄录设备直接形成的录音录像文件为素材,遵循活动时序与客观事实 编辑制作的录音录像文件应收集、保存。 5.2.3 在保证录音录像电子文件真实性、完整性、可用性和安全性基础上,应通过转码、复制等方式将 录音录像电子文件采集、转存在计算机存储器中,经过系统整理、著录后再归档: ———宜一并收集相应的数字录像带、一次写光盘等记录载体; ———关于同一工作活动的录音录像电子文件应存储在同一个文件夹中,应按照6.1.3的要求建立 并命名文件夹; ———可沿用摄录设备、转码设备自动为录音录像电子文件赋予的计算机文件名;需手工设定命名规 则的,宜参照档号构成要素确定录音录像电子文件命名规则; ———采用符合5.2.6要求的计算机文件格式存储录音录像电子文件,不符合要求的应做格式转换; ———以同一工作活动或主题的录音录像电子文件为对象填写《录音录像电子文件采集登记表》(参 见附录A)。 5.2.4 应对模拟信号录音录像文件进行数字化转换,形成数字副本,按照6.2明确的要求进行著录,建 立目录数据库。模拟信号录音录像文件数字化转换的前处理、信息采集、数字化成果验收等按照 DA/T62—2017的有关要求执行。 5.2.5 有多件录音录像电子文件反映相同场景或主题内容的,应挑选一件影像清晰、人物端正、声音清 楚、画面构图平衡的进行收集、归档。 5.2.6 应以通用或开放格式收集、存储并归档录音录像电子文件。录音电子文件归档格式为WAV、 MP3、AAC等,音频采样率不低于44.1kHz。录像电子文件归档格式为MPG、MP4、FLV、AVI等,视 频比特率不低于8Mbps,珍贵的录像电子文件可收集、归档一套MXF格式文件。 5.2.7 重大活动筹备、实施过程中形成的各种文字材料、重要实物等应与相应的录音录像文件一并收 集、归档,包括公文、活动日程、领导讲话、交流发言材料、名册、签名册、座次表、宣传册、活动标志、成立 51DA/T78—2019 的临时机构印章、证件、礼品、纪念章、场馆设计图等。 6 整理与著录 6.1 整理 6.1.1 一般要求 应归档的录音录像电子文件、录音录像文件记录载体的整理应符合以下基本要求: a) 以件为管理单位整理录音录像电子文件,整理结果应能保持录音录像电子文件之间的内在有 机联系,通过规范命名、著录等建立录音录像电子文件与目录数据之间的一一对应关系,便于 利用和长期保存。 b)应按录音录像文件记录的工作活动时间顺序排列录音录像文件记录载体,按照规则为其编号 并标示。 6.1.2 保管期限划分与分类 对记录同一工作活动和主题的录音录像文件统一划分保管期限,保管期限分为永久、定期30年、定 期10年,国家或行业主管部门有专门规定的,应从其规定。可按照年度—保管期限或保管期限—年度 的分类方法对录音录像文件进行分类。 6.1.3 存储结构与排序 应在计算机存储器中按分类类目(年度、保管期限)等逐级建立、命名文件夹,在最低一级分类类目 文件夹集中存储应归档的录音录像电子文件,由电子档案管理系统或操作系统自动排序,保持录音录像 电子文件之间的内在有机联系。录音录像电子文件存储结构与命名示例参见附录B。