ICS01.140.20 A14 中华人民共和国档案行业标准 DA/T68.3—2020 档案服务外包工作规范 第3部分:档案管理咨询服务 Specificationsontheworkofarchivesserviceoutsourcing— Part3:Archivesmanagementconsultingservice 2020-05-18发布 2020-06-01实施 国家档案局发布92DA/T68.3—2020 前 言 DA/T68《档案服务外包工作规范》分为如下部分: ———第1部分:总则; ———第2部分:档案数字化服务; ———第3部分:档案管理咨询服务; ———第4部分:档案整理服务; ———第5部分:档案保管服务; ———第6部分:档案销毁服务; …… 本部分为DA/T68的第3部分。 本部分按照GB/T1.1—2009给出的规则起草。 本部分由国家档案局提出并归口。 本部分起草单位:国家档案局经科司、浙江省档案局、浙江省档案事务所、杭州中大档案管理咨询有 限公司、杭州远大档案技术有限公司。 本部分主要起草人:姜延溪、蔡盈芳、张晶晶、许春芝、赵真、夏振华、莫剑彪、金波、陈晓霞、胡志华、 徐林娟、袁瑞。 03DA/T68.3—2020 档案服务外包工作规范 第3部分:档案管理咨询服务 1 范围 DA/T68的本部分规定了档案管理咨询服务外包相关方的工作,包括档案管理咨询服务内容、发 包方工作规范、承包方工作规范、工作流程、信用评价与质量监督等要求。 本部分适用于机关、团体、企业事业单位及其他组织开展档案管理咨询服务外包工作。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。 GB/T17242 投诉处理指南 GB/T22119 信用服务机构 诚信评价业务规范 DA/T68.1 档案服务外包工作规范 第1部分:总则 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 档案管理咨询服务 archivesmanagementconsultingservice 承包方受发包方委托,运用先进的管理思想、科学方法和技术手段,通过调查、研究、分析为发包方 提供档案工作体系设计、档案管理方案设计、档案信息开发利用方案设计、档案信息化方案设计、档案外 包服务项目方案设计、档案科研、档案工作用房建设咨询、档案工作评估、档案培训等服务的行为。 3.2 档案管理咨询服务机构 archivesmanagementconsultativeagency 依法设立、提供档案管理咨询服务、实行独立核算的社会组织。 3.3 项目经理 consultingprojectmanager 档案管理咨询服务机构(3.2)派出的,对整个项目策划、实施进行全面管控的管理人员。 3.4 咨询员 consultant 档案管理咨询服务机构(3.2)派出的,在项目经理领导下具体承担咨询工作的人员。 4 档案管理咨询服务内容 4.1 档案工作体系设计服务 为发包方提供档案工作战略规划编制、档案工作机制策划、档案管理制度和业务规范编制、档案工 13D A/T6 8.3—2 0 2 0 作流程设计等服务的行为 。 4.2 档案管理方案设计服务 为发包方提供文件资料的收集 、整理、鉴定、保管、查询、统计等管理方案咨询服务的行为 。 4.3 档案信息开发利用方案设计服务 为发包方提供档案编研成果 、开展档案展陈及其他档案利用形式的设计方案等服务的行为 。 4.4 档案信息化方案设计服务 为发包方提供档案信息化建设规划设计 、档案信息化实施方案设计 、电子档案管理系统需求分析等 服务的行为 。 4.5 档案服务 外包项目方案设计服务 为发包方提供档案服务外包项目在服务内容 、质量、预算、风险防范等方面设计方案或制作招标文 书的行为 。 4.6 档案科研服务 指导发包方或与发包方合作 ,进行档案科研课题申报 、研究和成果推广应用等服务的行为 。 4.7 档案工作用房建设咨询服务 为发包方开展档案库房 、技术用房 、利用用房等建设选址 、加固改造 、功能布局和设施设备配置可行 性研究或提供方案等服务的行为 。 4.8 档案工作评估服务 为发包方提供全面或局部的档案工作能力 、效率、安全、合规性等方面评估服务的行为 。 4.9 档案培训服务 为发包方提供档案规章制度和标准规范的解读 、档案管理知识传授 、档案业务操作技能训练 、档案 馆(室)安全应急演练等服务的行为 。 4.1 0 其他服务 根据发包方需要提供的其他档案管理咨询服务的行为 。 5 发包方工作规范 5.1 工作原则 发包方应按照DA/T68.1中6.1的规定,遵循合法、安全、可控原则,经过规划与审批、承包方筛选 与确定、合同签订、合同执行与监督、评估与改进等程序,实施档案管理咨询服务工作。 5.2 项目的确定 发包方应遵循国家法律法规、工作有关标准等规定,在项目发包前,对档案管理咨询的需求进行信 息敏感性评估,确定咨询服务外包的范围、内容,明确涉密或敏感信息项目的服务外包承包方须持有涉 密资质等特殊要求,编制科学、合理、可行、标的明确的招标文件。无须对外招标的项目参照本部分 23DA/T68.3—2020 执行。 5.3 合同执行与监督 5.3.1 合同的执行与监督应符合DA/T68.1的规定。在合同履行中,标的量或技术要求发生重大变 化的,应及时提出书面说明,必要时需签订补充协议。 5.3.2 发包方在档案管理咨询服务过程中,应全程参与并加强对档案出入库、承包方人员查阅档案的 审批、登记,确保档案安全保密。 5.3.3 发包方应对合同执行情况进行监控,及时检查实施记录,掌握项目进度,督促项目实施,加强质 量监督管理,防范承包方违约风险,确保咨询服务符合要求。 5.3.4 档案咨询服务成果应根据合同明确权益,未经成果拥有方同意,另一方不得擅自发表。 6 承包方工作规范 6.1 工作原则 6.1.1 承包方应按照DA/T68.1的要求,做好档案管理咨询服务体系建设,在加强基本服务能力建设 的同时,提高档案咨询服务所需的专业服务能力。 6.1.2 承包方应以发包方需求为中心,在咨询服务流程中按照PDCA(计划-实施-评估-改进)循环 执行,持续提升服务质量和用户满意度。 6.1.3 承包方开展工作指导、业务培训、方案设计等咨询服务工作时,应严格执行国家有关法律法规和 标准规范,提出的制度建设和收集、整理、鉴定、统计、利用、信息化等业务建设意见须符合规定。 6.1.4 承包方的工作指导、意见建议应具有针对性、可操作性,符合发包方实际情况,应跟踪指导发包 方咨询意见建议的实施,出具档案管理咨询服务报告。 6.2 服务能力建设 6.2.1 承包方应依法取得法人资格,并具有档案管理咨询相关业务范围的资质。 6.2.2 在开展档案管理咨询服务之前,承包方应根据发包方的实际需求进行调查研究,明确完成目标 所需的人员、时间、技术、设备、制度等条件。 6.2.3 承包方应与员工签订安全保密协议,履行用人单位管理义务,维护档案安全。 6.2.4 承包方应根据项目需要,配备具有相应知识水平、工作经验和业务能力的项目经理和咨询员,并 保证项目团队成员在服务过程中的稳定性。 6.2.5 承包方应组织项目人员参加档案管理岗位培训、继续教育和相应业务培训,不断提升服务能力。 7 工作流程 7.1 洽谈 7.1.1 发包方应与承包方通过商务洽谈,明确咨询服务的目的、内容、需求等。 7.1.2 根据咨询服务内容,明确服务可行性,制定咨询建议方案,确定服务目标、范围、工作方法和计 划、工作成果、人员及费用等。 7.2 签订合同 发包方和承包方应按照相关法律法规和DA/T68.1的规定签订合同。 33DA/T68.3—2020 7.3 项目实施 7.3.1 工作准备 7.3.1.1 实施前承包方应成立项目组,确定项目经理和咨询员,明确职责、服务内容、进度和要求。 7.3.1.2 确定工作场所,配备相应设施,制定服务细则。 7.3.2 工作开展 7.3.2.1 开展必要的调研 根据服务内容进行深入调研,掌握全面可靠数据和第一手材料。调研应遵循以下程序和要求: a) 确定调研范围,设计调查问卷; b)收集调研数据、材料; c)调研应全面、详细,数据应科学、准确。 7.3.2.2 形成初步成果 根据服务内容,经调研分析设计,形成相应的咨询成果。成果包括但不限于以下内容: a)调研的基本情况; b)主要问题分析及解决问题建议或设计方案; c)成果的实施及相关工作建议。 7.3.2.3 讨论审定 提交初步成果,由发包方进行审定,并符合以下要求: a)审定应依据合同条约进行; b)审定方式应由发包方组织确定; c)审定应形成书面意见。 7.3.2.4 提交成果 根据审定的意见,承包方改进后提交成果。 7.4 项目验收 7.4.1 项目自评。项目完工后,承包方应对项目成果进行自评,形成咨询服务工作总结报告,报告内容 至少应包括项目概况、合同变更与履行情况、项目成果统计表、经验与存在问题总结、后续改进对策等。 7.4.2 项目验收。根据合同约定,发包方应组织相关部门或专家组对成果的技术指标、可行性、效果质 量等方面进行验收,出具验收报告。 7.5 后续工作 7.5.1 费用核算。发包方根据项目合同、验收报告等进行结算,支付服务费用。 7.5.2 材料归档。咨询服务结束后,承发包方应将有关文件及时存档,存档文件主要包括:合同文件