ICS01.140.20 A14 中华人民共和国档案行业标准 DA/T68.2—2020 档案服务外包工作规范 第2部分:档案数字化服务 Specificationsontheworkofarchivesserviceoutsourcing— Part2:Archivesdigitizationservice 2020-05-18发布 2020-06-01实施 国家档案局发布02DA/T68.2—2020 前 言 DA/T68《档案服务外包工作规范》分为如下部分: ———第1部分:总则; ———第2部分:档案数字化服务; ———第3部分:档案管理咨询服务; ———第4部分:档案整理服务; ———第5部分:档案保管服务; ———第6部分:档案销毁服务; …… 本部分为DA/T68的第2部分。 本部分按照GB/T1.1—2009给出的规则起草。 本部分由国家档案局提出并归口。 本部分起草单位:国家档案局经科司、中国中信集团有限公司。 本部分主要起草人:姜延溪、姚维冰、蔡盈芳、王蕾、沈琛、郝华锋、徐拥军、韩承洁、袁瑞、张晶晶。 12DA/T68.2—2020 档案服务外包工作规范 第2部分:档案数字化服务 1 范围 DA/T68的本部分规定了档案数字化服务外包工作中的发包方工作规范、承包方工作规范、信用 评价与质量监督工作规范。 本部分适用于机关、企事业单位和其他社会组织开展的档案数字化服务外包工作。 本部分适用不涉及国家秘密的档案数字化服务外包。档案缩微服务外包可参照本部分执行。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。 GB/T17242 投诉处理指南 DA/T31 纸质档案数字化规范 DA/T43 缩微胶片数字化技术规范 DA/T62 录音录像档案数字化规范 DA/T68.1 档案服务外包工作规范 第1部分:总则 DA/T71 纸质档案缩微数字一体化技术规范3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件 。 3.1 档案数字化服务 a r c h i v e sd i gi t i z a t i o ns e r v i c e 承包方利用计算机技术将发包方的档案由模拟信号转化为数字信号的处理 、服务过程 。 注:本部分中档案数字化服务 ,不包含档案数字化软件开发或实施 。 4 发包方工作规范 4.1 总体要求 发包方应按照DA/T68.1的规定,坚持合法、安全、可控原则开展档案数字化服务外包工作。 4.2 发包前期准备工作 4.2.1 明确工作要求 4.2.1.1 发包方应按照DA/T31、DA/T43、DA/T62、DA/T68.1、DA/T71的要求,确定档案数字 化服务外包的范围、内容、流程、技术、质量和安全等要求。 22DA/T68.2—2020 4.2.1.2 发包方应对档案进行鉴定,明确档案数字化服务外包的范围和优先顺序。涉及商业秘密、个 人隐私的档案数字化服务外包应慎重。利用率高的档案应作为数字化的重点对象。价值珍贵的档案, 面临字迹消褪、载体脆化等危险的历史档案,具有特色的档案,以及与重要专题相关性高的档案应优先 数字化。 4.2.1.3 发包方应根据DA/T31、DA/T43、DA/T62的规定及实际工作需要,明确档案数字化操作 规范、验收标准及工期。 4.2.2 选定承包方 4.2.2.1 发包方应按照DA/T68.1的要求对承包方进行筛选。列入政府采购范围的档案数字化服务 外包项目应遵循政府采购法律法规。 4.2.2.2 发包方应对承包方的股权结构、法定代表人身份、实际控制人身份进行核实,掌握承包方公司 背景。 4.2.2.3 发包方应将承包方的财务状况、项目经验、员工素质、技术能力、硬件条件、管理制度、实施方 案、工期控制、风险控制、售后服务等纳入对承包方的评价体系。 4.2.2.4 发包方应对承包方的资质、信用进行考察,了解其是否存在不良记录。 4.2.3 签订合同 确定承包方后,发包方应与承包方签订合同。合同的签订应符合DA/T68.1的要求。 4.2.4 选定场所 4.2.4.1 档案数字化加工场所一般应选择在发包方的办公地点。 4.2.4.2 档案数字化加工场所应设在相对独立的、封闭的区间。 4.2.4.3 档案数字化加工场所应满足防水、防潮、防日光及紫外线照射、防尘、防有害气体、防有害生 物、防火、防盗等要求。 4.2.4.4 发包方应自行或要求承包方在档案数字化加工场所安装视频监控系统。视频监控系统应覆 盖档案数字化加工场所的出入口、档案存放区、信息存储区和工作区,实施全方位监控。视频监控系统 一般应由发包方专人负责,由承包方负责的应接受发包方监管。档案数字化加工场所设于发包方办公 地点之外的,发包方应定期检查视频监控系统,并要求承包方将视频监控数据及回放记录移交发包方保 存。视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月;发包方应定期对视频进行回放检查,在删除视频监 控数据之前,要留存视频回放记录。 4.2.5 配置设备 4.2.5.1 发包方应根据档案数字化加工需要,自行配置或要求承包方提供必要的硬件设备和软件 系统。 4.2.5.2 承包方提供的硬件设备和软件系统,应经发包方或受发包方委托的第三方检查合格后方可 使用。 4.3 档案数字化过程管理 4.3.1 发包方应对承包方的档案数字化加工进行全过程、全方位的管控。 4.3.2 发包方应要求承包方将直接参与本项目档案数字化加工过程的员工名单向发包方备案。 4.3.3 发包方应对拟数字化的档案进行敏感性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。档 案实体破损、残缺的要进行登记与处理,档案实体与文件目录不对应的要进行必要地记录或标记。 4.3.4 发包方应按照工作计划分批调档出库,并根据工作完成情况分批接收归库。调档出库与接收归 32DA/T68.2—2020 库时,发包方应与承包方办理档案交接手续,填写档案交接单一式两份。 4.3.5 对正在进行数字化加工的档案,发包方应该(或要求承包方)安排专人保管,每天入库(柜),不得 在工位上留存过夜。对于数字化加工完毕的档案,发包方应及时与承包方办理交接手续,接收入库保 存。对于离库超过1个月或有虫霉隐患的档案,应进行消毒杀虫处理。 4.3.6 发包方应禁止承包方工作人员擅自进入档案库房。 4.3.7 发包方应要求承包方按照DA/T31的规定制作工作流程单,对档案数字化加工各个环节的工 作情况进行记录。工作流程单应与档案实体同步流转。 4.3.8 发包方应对档案数字化加工过程中使用的计算机硬盘、移动硬盘、U盘、光盘等各种存储介质 进行安全检查并登记造册、统一保管,严禁承包方擅自处理。 4.3.9 发生(可能导致)档案被损毁、丢失或信息泄露的重大事件后,发包方应及时向有关部门报告,并 采取补救措施。 4.4 档案数字化成果管理 4.4.1 数据检验 4.4.1.1 一般应采用计算机自动检验的方式进行100%检验,检验合格率应为100%。对于无法使用 计算机自动检验的项目,可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验,抽检率不得低于 5%。对于数据库条目与数据内容对应的准确性,抽检合格率应为100%,其他内容的抽检合格率应不 低于95%。抽检合格才能通过项目验收,抽检不合格则要求承包方返工直至抽检合格。 4.4.1.2 发包方应要求承包方将档案数字化加工成果相关的各种工作文件、日志、记录、元数据等一并 移交给发包方。 4.4.2 安全确认 4.4.2.1 发包方应对承包方交付的档案数字化加工的各种存储介质、视频监控数据及回放记录、工作 人员变更记录等进行安全检查。 4.4.2.2 发包方应对承包方自带的各种硬件设备和软件系统进行检查,以确保其无信息留存。凡存有 信息的,在档案数字化外包服务验收后,须作清除信息的安全处理。发包方应将承包方自带设备的硬盘 予以拆除,并将其与数字化加工过程中使用过的其他移动存储介质一并予以接收。 4.4.3 验收总结 4.4.3.1 发包方应对档案数字化外包项目进行项目验收,对不符合法规、标准、合同的交付成果,应要 求承包方限期整改。 4.4.3.2 经数据检验、安全确认、验收评估之后,发包方应与承包方办理档案、数据、硬件设备、软件系 统及其他相关记录的交接手续。 4.4.3.3 发包方应将档案数字化服务外包工作中形成的重要文件归档保存,并总结经验,持续改进。 5 承包方工作规范 5.1 总体要求 承包方应按照DA/T68.1的要求,在加强基本服务能力建设的同时,提高档案数字化服务所需的 特殊服务能力。 5.2 制定工作方案 5.2.1 在开展档案数字化加工之前,承包方应对发包方的具体实际需求进行调查研究,掌握拟数字化 42DA/T68.2—2020 加工的档案的数量、质量和管理状况,明确档案数字化服务的工作目标,以及完成目标所需的条件。 5.2.2 承包方应根据调查研究结果编制工作方案。工作方案内容应包括但不限于:工作目标、工作内 容、服务范围、操作流程、软硬件配置、人员组织和职责分工、主要技术指标和方法、验收依据、安全管理 措施、进度安排、风险控制等。 5.3 人员管理 5.3.1 承包方应保证参与档案数字化外包服务的工作人员,已根据国家劳动法律法规与公司签订书面 劳动合同;并要求员工签订保密承诺书。 5.3.2 承包方应根据项目需要,配备具有相应知识水平和业务技能的项目经理和员工,并保证项目团 队成员具有一定的稳定性。