! 7 ,     江苏省市场监督管理局 发　布 中 国 标 准 出 版 社 出　版政务服务全程网办电子文件 单套归档规范 Specification for electronic document single set filing of government service whole course online processing 2024 -09-12 发布 2024 -10-12 实施CCS A 14 DB32/T 4837—2024ICS 01.140.20 DB32/T 4837—2024 前言…………………………………………………………………………………………………………… Ⅲ 1 范围………………………………………………………………………………………………………… 1 2 规范性引用文件 …………………………………………………………………………………………… 1 3 术语和定义 ………………………………………………………………………………………………… 1 4 总体要求 …………………………………………………………………………………………………… 1 5 归档流程 …………………………………………………………………………………………………… 2 6 归档要求 …………………………………………………………………………………………………… 3 7 电子档案单套管理要求 …………………………………………………………………………………… 5 附录 A （资料性）政务服务全程网办电子文件单套归档范围和档案保管期限表 ………………………… 6 参考文献 ………………………………………………………………………………………………………… 7目　 次 ⅠDB32/T 4837—2024 前 言 本文件按照 GB/T 1.1—2020《标准化工作导则　第 1部分：标准化文件的结构和起草规则 》的规定 起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利 。本文件的发布机构不承担识别专利的责任 。 本文件由江苏省数据局提出并组织实施 。 本文件由江苏省政务服务标准化技术委员会归口 。 本文件起草单位 ：苏州工业园区行政审批局 、苏州市数据局 （苏州市政务服务管理办公室 ） 、苏州工业 园区一站式服务中心 、苏州工业园区档案管理中心 、苏州市质量和标准化院 。 本文件主要起草人 ：杜丰、蔡学文、徐晓鸣、陆绚宇、顾振伟、程江、金波、吉祥、王磊、王丹妮、薛旸。 ⅢDB32/T 4837—2024 政务服务全程网办电子文件 单套归档规范 1 范围 本文件规定了政务服务全程网办电子文件单套归档的总体要求 、归档流程 、归档要求和电子档案单 套管理要求 。 本文件适用于对政务服务全流程在线办理过程中的电子文件单套归档工作 。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款 。其中，注日期的引用文 件，仅该日期对应的版本适用于本文件 ；不注日期的引用文件 ，其最新版本 （包括所有的修改单 ）适用于本 文件。 GB/T 18894 —2016　电子文件归档与电子档案管理规范 GB/T 42727 —2023　政务服务事项电子文件归档规范 DA/T 13　档号编制规则 DA/T 48　基于 XML的电子文件封装规范 DA/T 92—2022　电子档案单套管理一般要求 DA/T 93　电子档案移交接收操作规程 3 术语和定义 GB/T 42727 —2023和DA/T 92—2022界定的以及下列术语和定义适用于本文件 。 3.1 政务服务全程网办 government service whole course online processing 依托政府及其职能部门已建的政务服务平台 ，为受理审批部门提供在线受理 、网上审批 、网上出件 ， 并完成电子材料单套归档的政务服务全流程在线办理模式 。 3.2 电子文件单套归档 electronic document single set filing 仅以电子形式将具有凭证 、查考和保存价值且办理完毕 、经系统整理的电子文件及元数据管理权限 向档案部门提交的过程 。 3.3 统一身份认证 unique identify authentication 用户通过使用同一套认证凭证 ，可访问所有政务服务平台上与该用户身份对应的授权网络应用的 过程。 [来源：GB/T 39047 —2020，3.2] 1DB32/T 4837—2024 4 总体要求 4.1 政务服务全程网办电子文件单套归档应遵循来源可靠 、程序规范 、要素合规 、安全可靠的原则 。涉 密电子文件的单套归档应遵守国家保密规定 。 4.2 政务服务全程网办不产生纸质文件 。电子文件的形成 、单套归档和电子档案管理均应通过安全可 信的系统或电子设备实现 。 4.3 满足政务服务全程网办电子文件单套归档要求的信息化系统 ，应符合 DA/T 92—2022中第 7章的 相关要求 。 4.4 应建立政务服务全程网办电子文件单套归档工作机制 ，明确职责分工 ： a）各级政务服务主管部门和档案主管部门负责统筹协调政务服务全程网办电子文件单套归档和 电子档案管理工作 ，研究制定相关政策 、规章制度 、业务规范和数据标准 ； b）各级政务服务主管部门依托符合国家相关规定 、可互认互通的事项管理 、身份认证 、电子签名 （签章） 、电子印章等功能 ，支撑政务服务全程网办电子文件单套归档全流程管理 ； c）各级政务服务机构承担本级政务服务电子档案管理的主体责任 ，制定本单位政务服务全程网办 电子文件单套归档工作的各项制度规定和责任分工 。统筹优化升级政务服务相关信息化系统 ， 嵌入电子文件单套归档和电子档案单套管理功能 ，规范政务服务全程网办电子文件的形成 、办 理、归档和电子档案的保管 、利用、移交等工作 ； d）各级档案主管部门负责管辖本级政务服务全程网办电子文件单套归档工作的监督检查 ，对工作 机制建设 、归档电子文件数据标准等进行针对性指导 ，审核政务服务全程网办电子文件单套归 档范围和档案保管期限 ； e）各级国家综合档案馆应明确政务服务电子档案移交进馆要求 ，配备满足电子档案长期保存及安 全管理需要的信息化基础设施 、应用系统 ，保障政务服务电子档案规范接收 、长久保存和共享 利用。 4.5 政务服务全程网办电子文件单套归档宜采用在线实时归档方式 。不具备在线归档条件的 ，可采用 离线归档方式 ，归档时间最迟不应超过办理完毕后的第二年 6月底。 4.6 各级政务服务主管部门和档案主管部门可参照 DA/T 92—2022中第 10章的要求 ，联合制定电子 档案单套管理可行性评估指标 ，组织电子档案单套归档可行性评估 。通过可行性评估的 ，可开展电子档 案单套管理 。 5 归档流程 政务服务全程网办电子文件单套归档流程 （见图 1）分为以下三个阶段 ： a）事项配置阶段 ：各级政务服务机构在本级档案主管部门的指导下 ，制定《政务服务全程网办电子 文件单套归档范围和档案保管期限表 》 （样式见附录 A） ，在源头配置政务服务全程网办事项申 请材料、审批过程材料 、审核结果材料并依据 《政务服务全程网办电子文件单套归档范围和档案 保管期限表 》 ，设置需归档材料的保管期限 、利用权限 、流转路径等 ； b）预归档阶段 ：政务服务机构业务部门 （以下简称 “业务部门 ” ）对政务服务全程网办事项办理过程 中拟归档的电子文件组件及元数据进行收集 、整理和清点 ，形成完整的归档信息包 ，经检测合格 后提交归档 ； c）正式归档阶段 ：政务服务机构档案部门 （以下简称 “档案部门 ” ）对接收到的归档信息包进行接收 检测、登记编目 ，形成政务服务电子档案 ，并开展电子档案单套管理 。 2DB32/T 4837—2024 图1　政务服务全程网办电子文件单套归档流程 6 归档要求 6.1 事项配置阶段 6.1.1 政务服务机构应梳理能实现全程网办的政务服务事项 ，编制政务服务全程网办事项清单 。 6.1.2 在同级档案主管部门的指导下 ，应根据事项清单 ，筛查出全程网办的政务服务过程中有归档价值 的电子文件 ，纳入归档范围 ，确定保管期限 ，制定“政务服务全程网办电子文件单套归档范围和档案保管 期限表”并提交同级档案主管部门审核和备案 。 6.1.3 应根据事项清单和 “政务服务全程网办电子文件单套归档范围和档案保管期限表 ” ，在事项办理源 头配置政务服务全程网办事项的办理材料及样表等 ，设置归档范围 、归档材料目录 、保管期限 、档案利用 权限等，设置归档材料的流转路径 ，并同步至业务办理系统和电子档案管理系统 。 6.2 预归档阶段 6.2.1 事项办理 在申报端 ，依托上级或本级的一体化政务服务平台 、条线业务系统等网上服务入口 ，使用统一身份认 3DB32/T 4837—2024 证、电子签名 （签章） 、材料上传和电子证照调用等功能 ，在审批端 ，使用统一身份认证 、材料核验 、电子文 件流转、电子印章应用等功能 ，保证政务服务事项全流程在线受理审批 。 6.2.2 文件收集 6.2.2.1 事项办结后 ，应根据提前配置的归档范围 ，实时自动采集相关的政务服务全程网办电子文件组 件及元数据 ，并符合以下规定 ： a）采集的元数据应完整 、合规、可读，符合 GB/T 42727 —2023中第 8章的规定 ； b）以数据共享形式从外部调用的电子证照及其元数据应一并采集 ； c）采集的电子文件组件存储格式应符合 GB/T 42727 —