ICS 01.040.03 CCS A 14 15 内蒙古自治区 地方 标准 DB15/T 368—2025 代替DB15/T 368 -2018 蒙古文档案整理规范 Specification for Mongol ian archival arrangement 2025-06-06发布 2025-07-06实施 内蒙古自治区市场监督管理局 发布 DB15/T 368 —2025 I 目次 前言 ................................ ................................ ................. II 1 范围 ................................ ................................ ............... 1 2 规范性引用文件 ................................ ................................ ..... 1 3 术语和定义 ................................ ................................ ......... 1 4 收集 ................................ ................................ ............... 2 5 整理 ................................ ................................ ............... 2 6 装订、编页、装盒 ................................ ................................ ... 4 7 编制档案目录 ................................ ................................ ....... 5 附录A（资料性） 归档章、档号章式样 ................................ ................... 6 附录B（资料性） 目录式样 ................................ ............................. 7 附录C（资料性） 档案盒式样 ................................ .......................... 10 附录D（资料性） 按件整理档案归档文件目录式样 ................................ ........ 17 附录E（规范性） 蒙古文档案机读目录式样 ................................ .............. 19 DB15/T 368 —2025 II 前言 本文件按照 GB/T 1.1 —2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结 构和起草规则》的规定 起草。 本文件代替 DB15/T 368 —2018《蒙古文档案整理规范》，与 DB15/T 368 —2018相比，除结构调整和 编辑性改动外，主要技术变化如下： a) 更改、增加了规范性引用文件（见 2,2018年版的2）； b) 删除了术语和定义中的编目（见 2018年版的3.5）； c) 更改了术语和定义中档案目录的定义（见 3.5，2018年版的3.6）； d) 更改了蒙古文档案机读目录的编制要求（见 7.6，2018年版的7.6）； e) 更改了附录中档号章式样、 归档章式样， 增加了规 档章示例 （见附录 A，2018年版的附录 A）； f) 增加了附录中蒙古文档案机读目录的式样（见附录 E）。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由内蒙古自治区档案局提出并归口。 本文件起草单位：内蒙古自治区档案馆。 本文件主要起草人：李晓梅、谷磊、穆林、崔云霞、杨静、昭拉、石静、希木格、兴安。 —— 本文件及其所代替文件的历次版本发布情况为： —— 2001年首次发布为 DB15/T 368 —2001； —— 2018年第一次修订； —— 本次为第二次修 订。 DB15/T 368 —2025 1 蒙古文档案整理 规范 1 范围 本文件规定了蒙古文档案的整理原则和方法。 本文件适用于蒙古文文书类文件材料及报刊、广播电视节目文字材料等的整理。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。 其中， 注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。 GB/T 9705 —2008 文书档案案卷格式 DA/T 13—2022 档号编制规则 DA/T 22—2015 归档文件整理规则 DB15/T 2459 电子档案和档案数字化副本移交 接收规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 蒙古文文件材料 Mongolian document materials 国家机构、社会组织以及个人在履行其法定职责或处理事务中以蒙古文形成的信息记录。 蒙古文档案 Mongolian files 国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、民族、宗教等活动产生 的对国家和社会有保存价值的以蒙古文形成的历史记录。 收集 collection 档案馆、档案室接收及征集蒙古文档案和其他有关文献的活动。包括各级各类档案室按制度 进行的 蒙古文文件材料归档交接工作；各级档案馆以铸牢中华民族共同体意识为工作主线， 依法接收蒙古文档 案和向社会与个人征集蒙古文档案的工作。 整理 archival arrangement DB15/T 368 —2025 2 按照一定原则对蒙古文档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和编目，使之有序化的过程。 档案目录 list 按照一定的次序编制而成的揭示档案内容与形式特征的条目组合， 是档案管理、 检索和利用的工具。 根据整理方法不同，分为蒙汉对照的案卷目录和归档文件目录。汉文目录格式应符合 DA/T 22的要求。 档号 archival code 以字符形式赋予蒙古文档案实体的用以固定和反映蒙古文档案排列顺序的一组代码。 件 item 文件的整理单位。 案卷 file 由互有联系的若干文件组合成的档案基本保管单位，简称卷。 4 收集 收集范围 对社会有查考价值的蒙古文档案及译成蒙古文的各类档案。 收集要求 收集的文件材料应齐全、完整、系统。对字迹模糊或易褪变的应复制，并附于原件后一并保存。已 破损的文件材料应修裱。 5 整理 整理原则 5.1.1 按照蒙古文和其他文字文件材料的特点，遵循文件材料形成的规律，保持文件材料之间的有机 联系，区分不同保管期限，便 于保管和利用。 5.1.2 整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理，保证蒙古文纸质文件和蒙古文电子文件整 理协调统一。 5.1.3 分类。档案应区分不同 门类，采用年度和保管期限方法进行两级分类，专业档案按有关规定进 行分类。 整理方式 DB15/T 368 —2025 3 文书类档案应采用按件整理的方式，其它门类档案若无国家和档案行业规范要求，应采用按卷整理 的方式，下列文件材料应采用按卷整理方式： a) 以蒙古文形成的反映同一问题或同一类问题联系紧密且不可分割的文件材料； b) 蒙古文报刊的定稿、样报、样刊、书籍的定稿、清样和样书； c) 蒙古语广播、电视节目的文字材料； d) 蒙古语电影 和电视剧的 脚本； e) 以蒙古文形成的教学、科研、艺术文件材料； f) 其它以蒙古文为主形成的文件材料。 整理方法 5.3.1 件的构成 蒙古文归档文件一般 以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重 要文件的历次修改稿） 为一件； 转发文与被转发文为一件； 原件与复制件为一件； 正本与翻译本为一件； 报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议 纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、 报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也 可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发 文稿纸与相关文件为一件。 5.3.2 件内文件排序 蒙古文归档文件排序时， 正文在前，附件在后； 正本在前，定稿在后； 转发文在前， 被转发文在后； 原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，蒙古文文本在后；来文与复 文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本 在前，发文稿纸和定稿在后。 5.3.3 件的排列 蒙古文文件材料应在分类