ICS 01.140.20 CCS A 14 14 山西省 地方标准 DB 14/T 3399—2025 社会保险电子档案管理规范 2025 - 04 - 16发布 2025 - 07 - 16实施 山西省市场监督管理局 发布 DB 14/T 3399 —2025 I 目次 前言 ................................ ................................ ................. II 1 范围 ................................ ................................ ............... 1 2 规范性引用文件 ................................ ................................ ..... 1 3 术语和定义 ................................ ................................ ......... 1 4 基本要求 ................................ ................................ ........... 2 5 归档范围 ................................ ................................ ........... 2 6 收集 ................................ ................................ ............... 2 7 整理 ................................ ................................ ............... 2 8 检测归档 ................................ ................................ ........... 3 9 移交 ................................ ................................ ............... 3 10 保管 ................................ ................................ .............. 3 11 服务利用 ................................ ................................ .......... 3 附录A（规范性） 社会保险电子档案元数据方案 ................................ ........... 4 参考文献 ................................ ................................ .............. 8 DB 14/T 3399 —2025 II 前言 本文件按照 GB/T 1.1 —2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规 定起草。 本文件由山西省人力资源和社会保障厅提出、组织实施和监督检查。 山西省市场监督管理局对 本文件的组织实施情况进行监督检查。 本文件由山西省人力资源和社会保障标准化技术委员会 (SXS/TC25 )归口。 本文件起草单位：山西省社会保险局。 本文件主要起草人： 石鑫、宋圆圆、刘庆玲、郎惠彬、戴瑞虎、张凝、任丹、赵凌。 DB 14/T 3399 —2025 1 社会保险电子档案管理规范 1 范围 本文件规定了社会保险电子档案管理的基本要求、 归档范围、 收集、整理、检测归档、 移交、保管、 服务利用。 本文件适用于社会保险电子档案的管理和利用。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。 其中， 注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。 GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范 GB/T 22239 信息安全技术 网络安全等级保护基本要求 GB/T 22240 信息安全技术 网络安全等级保护定级指南 GB/T 25058 信息安全技术 网络安全等级保护实施指南 GB/T 25070 信息安全技术 网络安全等级保护安全设计技术要求 GB/T 29194 电子文件管理系统通用功能要求 GB/T 31599 —2015 社会保险业务档案管理规范 GB/T 31914 电子文件管理系统建设指南 DA/T 22 归档文件整理规则 DA/T 31 纸质档案数字化规范 DA/T 58—2014 电子档案管理基本术语 DA/T 70 文书类电子档案检测一般要求 DA/T 93—2022 电子档案移交接收操作规程 LD/T 03 社会保险业务档案元数据规范 3 术语和定义 DA/T 58 —2014界定的术语和定义适用于本文件。 电子档案 具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。 [来源：DA/T 58—2014,2.2] 元数据 描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。 [来源：DA/T 58—2014,2.16] DB 14/T 3399 —2025 2 4 基本要求 管理原则 应遵循统一规划、全程管理、规范标准、高效利用和安全可控的原则。 管理机构 4.2.1 业务经办部门负责做好经办服务事项电子文件的收集、 整理、检测归档、移交工作。 4.2.2 档案管理部门负责制定经办服务事项电子文件归档范围、分类目录和保管期限表，提出电子文 件归档功能要求、做好经办服务事项电子档案保管、 服务利用工作。 4.2.3 信息化部门负责电子档案管理系统建设，为电子档案管理提供信息化支持。 设施设备 应设置和配备满足电子档案采集和安全管理的设施和设备。 管理制度 应建立健全维护电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，且支持电子档案 收集、整理、 检测 归档、移交、保管、服务利用 等全流程管理的制度体系。 电子档案管理系统 4.5.1 应使用社会保险电子档案管理系统对社会保险电子文件及元数据进行综合管理。 4.5.2 社会保险电子档案管理系统的建设应符合 GB/T 31914、GB/T 29194、LD/T 03 的规定，并将电 子文件归档要求嵌入业务系统，实现电子文件自动归档。 4.5.3 应采取权限管理、实名账号管理、信息安全管理等有效的技术手段，确保其信息安全和保密。 5 归档范围 应按照GB/T 18894 、GB/T 31599 的规定确定电子文件归档范围、电子档案分类和保管期限。 应按照LD/T 03的规定建立社会保险电子档案元数据方案， 实施元数据文件的创建、保管、存储、 转换、封装和应用。 社会保险电子档案元数据方案 按照附录A执行。 电子文件及其元数据应当同时归档。 6 收集 经办过程中形成的经办服务事项电子文件及元数据应 实现自动采集， 且采集宜实时进行。 经办人员应将从数据共享平台获取的、参保单位和个人在线申报的信息数据及时导入电子档案管 理系统。 经办人员应将需参保单位和个人提供的版式电子文件、数字化文件一并收集 ，其中数字化文件应 符合DA/T 31的规定。 7 整理 应以件为单位将收集的电子文件及元数据 并按照DA/T 22的规定进行整理。 DB 14/T 3399 —2025 3 应建立电子档案纸质目录和机读目录。 8 检测归档 应按照DA/T 70的规定对归档电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测。 应按照GB/T 31599 —2015中7.4的规定归档。 9 移交 9.1 业务经办部门应按照《电子档案移交与接收办法》 的规定移交电子档案。 9.2 档案管理部门应按照 DA/T 93—2022第7章的规定接收电子档案。 10 保管 10.1.1 应按照GB/T 22239 、GB/T 22240 、GB/T 25058 、GB/T 25070等信息安全等级保护标准，配备 与电子档案管理系统相适应的在线存储设备，用于电子档案的安全存储。 10.1.2 应按照GB/T 31599 —2015中7.5、7.6的规定保管、鉴定、销毁电子档案。 11 服务利用 应依法为参保单位、参保个人及行政机关、社会组织提供电子档案信息查询、制发证明、信息共 享等服务，且电子档案的使用，应符合国家有关信息安全和保密的规定。 在业务办理过程中，应充分利用电子档案及共享获取的电子证照、电子材料提取业务数据。能够 通过提取内部电子档案数据、外部数据共享能够获得的信息，不再另行要求参保单位或个 人提供