ICS 03.080.01 CCS A 12 3413 宿州市 地方 标准 DB 3413/T 0030—2024 公共资源交易电子档案管理规范 Specification on dlectronic records management of public resources trading 2024 - 08 - 06发布 2024 - 09 - 06实施 宿州市市场监督管理 局 发布 DB 3413/T 0030 —2024 I 前言 本文件按照 GB/T 1.1 —2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由宿州市政务服务管理局提出并归口。 本文件起草单位：宿州市公共资源交易中心。 本文件主要起草人 ：王三兵、蒋龙、徐晓涵。DB 3413/T 0030 —2024 1 公共资源交易电子档案管理规范 1 范围 本文件规定了公共资源交易电子档案管理的基本要求， 并规定了在公共资源交易活动中产生的各类 电子文件的收集与整理、归档、存储、备份、移交、使用、处置、安全管理等要求。 本文件适用于公共资源交易活动中产生的电子档案的管理。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。 其中， 注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。 GB/T 18894 —2016 电子文件归档与电子档案管理规范 DA/T 58—2014 电子档案管理基本术语 3 术语和定义 GB/T 18894 —2016、DA/T 58—2014界定的术语和定义适用于本文件。 4 基本要求 4.1 应遵循统一要求、线上管理、智能归集、便于利用和安全保密的基本原则。 4.2 应对电子档案实施集中管理，确保电子档案的真实性、完整性和安全性，不应伪造、变造、隐匿 或者销毁，确保来源可溯。 4.3 应建立健全管理制度，明确电子文件归档和电子档案管理相关部门及人员的职责与分工。 4.4 应明确电子文件及其元数据的归档范围、时间、程序和格式等要求。 4.5 应基于安全的网络和离线存储介质实施电子文件的归档和电子档案管理。 5 电子文件的收集与整理 5.1 应收集电子文件与元数据，保持电子文件内容与形成时一致。 5.2 应完整、齐全地收集同一项目形成的全部电子文件，保持同一项目电子文件的成套性。 5.3 应遵循公共资源交易项目电子文件形成规律，突出项目类型、编号等特点，保持相同类型项目之 间电子文件的有机联系。 5.4 应通过电子档案系统自动抓取为主、补充内容上传为辅，使包含归档电子文件及其元数据电子文 件与归档目录一一对应。 5.5 交易项目电 子档案实行目录管理，应根据“一标一档”原则，以“件”为单位，按照 电子文件归 档材料目录（参见附件 A）对电子文件进行收集、整理，自动形成电子文件封面。 5.6 应对电子档案目录内容进行见证，确保电子文件及时归集、内容完整。 DB 3413/T 0030 —2024 2 6 电子文件的归档 6.1 归档范围 6.1.1 进入交易平台交易的工程建设、政府采购、产权交易、土地矿业权交易项目的相关电子文件、 元数据均应归档。 6.1.2 应归档电子文件包括但不限于：工程建设、政府采购、产权交易等公共资源项目实施主体或其 代理机构在办理项目登记时应当提交的材料， 交易服务过程中产生的招标公告、 招标文件及其技术资料、 评标（评审）完整资料、中标（成交）结果公告（公示）、中标通知书、 合同以及有关变更信息等。 6.1.3 应归档元数据包括但不限于 :立档单位名称、项目编号、项目名称、标段编号、标段名称、交易 类型、辖区、招标人、代理机构、中标人、保管期限、日期等。 6.1.4 应归档但未在电子交易系统中留存的文件，应及时扫描、上传归档。 6.1.5 采用网络竞价等非全流程电子化方式开展交易活动的项目，应按照项目登记资料、交易发起资 料、交易实施过程及成交资料、合同、投标文件五个环节对产生的电子文件进行归档。 6.2 归档时间和归档方式 6.2.1 应在合同备案后 5个工作日内完成归档。 6.2.2 应采取在线归档方式，通过电子档案管理系统完成电子文件的归档。 6.2.3 非全流程电子化交易项目，交易资料经扫描后形成电子文件，通过电子档案系统的上传功能进 行归档。 6.3 归档申请 归档人应对电子文件的完整性、可用性和安全性进行核查，核查无误后提交归档申请。 6.4 归档审核 电子档案管理部门应对提交的归档申请电子文件的规范性进行核查，符合归档要求的，予以归档审 核；不符合归档要求的，应一次性告知修整事项，并退回归档申请。 7 电子档案的存储 7.1 应为电子档案及其元数据的存储配备与电子档案管理系统相适应的计算机机房、硬件设备和网络 设施，实现对电子档案的有效管理。 7.2 电子档案在存储时应明确存储格式，应具备电 子档案格式转换功能。 7.3 应建立独立的长期的电子档案离线存储库， 离线存储的电子档案与在线利用的电子档案物理分离。 7.4 应对接收的电子档案进行编号、明示保存期限、分类管理。电子档案的保存期限为 15年，同一项 目电子档案的保管期限应相同。 7.5 保管电子档案存储媒体，应符合下列规定： a) 电子档案磁性存储媒体宜放入防磁柜中保存； b) 单片、单个存储媒体应装在盘、盒等包装中，包装应清洁无尘，并竖立存放，且避免挤压； c) 存放环境的温湿度应符合下列要求：温度 14℃～24℃,相对湿度 35%～45%；温湿度 选定后, 每昼夜温度波动幅度不应大于± 2℃,相对湿度波动幅度不应大于± 5%； d) 存储媒体应与有害气体隔离，存放地点应做到防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、 防高 温、防光和防振动等。 DB 3413/T 0030 —2024 3 7.6 电子档案保管单位应定期检查电子档案读取、处理设备、环境更新时应确认电子档案存储媒体与 新设备的兼容性，如不兼容，应进行存储媒体转换。 7.7 电子档案保管单位对保存的电子档案，应进行定期检查。检查应符合下列规定： a) 检查方法应包括人工抽检和机读检测，抽样率应不低于 20%； b) 对脱机保存的电子档案，应根据不同存储媒体的寿命定期进行人工抽检； c) 对系统中运转的在线数据，应定期进行机读检测； d) 在定期检查过程中发现问题应及时采取补救措施。 8 电子档案的备份 8.1 应在确保电子档案的真实、完整、可用和安全的基础上，制定电子档案备份方案，确定电子档案 备份周期，并按期对电子档案进行备份。 8.2 电子档案管理系统应建立异地容灾备份机制，应每年至少安排一次备份数据恢复演练。 8.3 对脱机备份的电子档案， 电子档案保管单位应根据存储媒体的寿命，定期转存电子档案，一式三 套，一套离线保管，一套异地保管，一套提供利用。转存时应进行登记。 9 电子档案的移交 9.1 属于国家综合档案馆接收范围的档案， 立档单位应当自档案形成之日起满 20年即向国家综合档案 馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满 10年即向有关国家 综合档案馆移交。 9.2 电子档案移交方式，可采用在线或离线方式进行，交接双方可根据实际情况选择确定。 9.3 电子档案移交前，移交单位应对准备移交的电子档案进行检测，全部合格后方可移交。 10 电子档案的使用 10.1 电子档案管理部门负责电子档案使用工作，应明确工作人员，配备专用设备，公开使用须知和流 程,审核使用者相关信息，并按要求提供相应服务。 10.2 因工作需要查阅 电子档案的应办理查阅手续，经电子档案管理部门批准后方可查阅，阅读档案应 在规定地点和电子档案管理人员在场的情况下进行。 10.3 公安机关、法院、检察院、纪检监察、审计部门或行业监管部门等因查办案件或处理项目投诉需 要复制电子档案的应办理手续，电子档案管理部门进行登记。 10.4 电子档案管理部门出具电子档案证明时应加盖档案证明电子专用章。 10.5 电子档案管理部门及其工作人员应按照使用权限及其操作流程提供电子档案使用服务， 并严格遵 守国家相关保密规定。 11 电子档案的处置 11.1 达到或超过存档期限的档案应登记造册，报同级公共资源交易监管部门批准后， 依据有关规定登 记销毁。 11.2 应从存储设备及异地容灾备份系统中彻底删除应销毁的电子档案， 电子档案管理系统应在管理过 程元数据、日志中自动记录鉴定、销毁活动，并将被销毁电子档案的元数据移入销毁数据库。 DB 3413/T 0030 —2024 4 11.3 销毁电子档案的离线存储介质时应对其实施破坏性销毁 ,实施销毁前，应对存储介质中的其他电 子档案进行离线存储介质的迁移。 11.4 属于保密范围的电子档案的销毁应按国家保密规定实施。 12 电子档案的安全管理 12.1 根据档案信息系统安全等级保护定级及涉密计算机信息系统分级保护等相关要求， 制定