ICS01.140.20 CCSA14 中华人民共和国档案行业标准 DA/T95—2022 行政事业单位一般公共预算支出财务报销 电子会计凭证档案管理技术规范 Technical specification for electronic accounting voucher archives management on reimbursement of general public budget in administrative institutions 2022-04-07发布 2022-07-01实施 国家档案局发布312DA/T 95—2022 前 言 本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分:标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由国家档案局提出并归口。 本文件起草单位:国家档案局档案科学技术研究所、北京四方启点科技有限公司、中国科学院自动 化研究所、百望股份有限公司。 本文件主要起草人:聂曼影、战冰、邓高明、晏杰、张淑霞、陈吉、王熹、张学锋、王春恒、肖柏华、李玉杰、 李杰、冯辉。 412DA/T 95—2022 行政事业单位一般公共预算支出财务报销 电子会计凭证档案管理技术规范 1 范围 本文件规定了行政事业单位一般公共预算支出财务报销电子会计凭证的采集、组件、归档、存储、统 计、利用以及相关系统衔接的要求。 本文件适用于行政事业单位财务报销电子会计凭证档案管理以及相关信息系统的设计、开发、测试 和使用。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文 件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于 本文件。 GB/T 7408—2005 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法 GB/T 24589.2—2010 财经信息技术 会计核算软件数据接口 第2部分:行政事业单位 GB/T 29194—2012 电子文件管理系统通用功能要求 GB/T 33190—2016 电子文件存储与交换格式 版式文档 GB/T 35275—2017 信息安全技术 SM2密码算法加密签名消息语法规范 GB/T 38540—2020 信息安全技术 安全电子签章密码技术规范 GB/T 39784—2021 电子档案管理系统通用功能要求 DA/T 94—2022 电子会计档案管理规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 会计凭证 accounting voucher 记录经济业务,明确经济责任,按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。 注: 按填制的程序和用途,会计凭证分为原始凭证和记账凭证。 3.2 电子会计凭证 electronic accounting voucher 通过计算机系统开具,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的会计凭证。 示例:电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等。 注1: 电子会计凭证包括可视化的版式文档以及对应的元数据。 注2: 纸质会计凭证的数字副本也是电子会计凭证的一种形式,但该形式仅作为开具系统未标准化前的过渡措施加 以使用。 512DA/T 95—2022 3.3 会计档案 accounting archives 单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文 字、图表等各种形式的会计资料。 注: 会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计凭证档案。主要形式包括会计凭证、会计账 簿和财务报告等。 3.4 组件 comprise 按照要求明确件的构成并对件内文件排序的过程。 3.5 电子签名 electronic signature 数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。 4 系统功能 电子会计凭证生命周期中,一般存在三种类型系统,即电子原始凭证生成系统、财务管理系统和电 子档案管理系统,各系统定位如下。 a) 电子原始凭证生成系统是单位外部生成电子原始凭证的系统。 b)财务管理系统用来支持单位业务工作的开展并形成、管理、归档电子会计凭证,系统应具备电 子报销、入账、会计核算、电子会计凭证存储和电子会计凭证归档处理等功能,其中: 1) 电子报销功能用于支持单位财务报销工作并形成电子审批单据,提供该功能的软件或模 块可包括办公自动化软件、网络化财务报销软件等; 2) 会计核算功能用于根据电子原始凭证记账数据生成记账凭证,并进行会计核算; 3) 电子会计凭证存储功能用于接收电子原始凭证和电子记账凭证,维护电子会计凭证、元数 据和业务之间的关联关系,以有序、系统、可审计的方式存储和查询利用电子会计凭证; 4) 电子会计凭证归档处理功能用于对电子会计凭证进行数据组织、清点、检测并提交归档。 c)电子档案管理系统负责电子会计档案的移交接收、管理、长期保存和共享利用。 各系统之间的关系如图1所示。 612DA/T 95—2022 图1 电子会计凭证相关系统的业务逻辑关系示意图 5 电子会计凭证采集与归档范围 5.1 电子原始凭证采集与归档范围 应采集、归档并以电子形式保存以下电子原始凭证: a) 单位内部在经济业务发生时填制的,用于实施经办、审核、审批等必要审签程序的电子单据,包 括申请单和报销单等电子原始凭证版式文件,采用OFD等国家标准格式,文件格式应符合 GB/T 33190—2016的要求; b)单位从外部接收的电子形式的各类原始凭证的版式文件,采用OFD等国家标准格式,文件格 式应符合GB/T 33190—2016的要求; c)纸质原始凭证的数字副本,可参照电子原始凭证处理,宜附有电子签名或电子签章;当使用签 名或签章时,电子签名应符合GB/T 35275—2017,电子签章应符合GB/T 38540—2020。 5.2 电子记账凭证采集与归档范围 应采集、归档并以电子形式保存以下电子记账凭证: a) 实行电子化记账的单位,根据原始凭证填制的电子记账凭证版式文件,采用OFD等国家标准 格式,文件格式应符合GB/T 33190—2016的要求; b)实行纸质记账的单位,纸质记账凭证的数字副本,可参照电子记账凭证处理,宜附有电子签名 或电子签章;当使用签名或签章时,电子签名应符合GB/T 35275—2017的要求,电子签章应 符合GB/T 38540—2020的要求。 712DA/T 95—2022 5.3 电子会计凭证元数据的归档范围 5.3.1 电子原始凭证元数据的归档范围 电子原始凭证元数据应与电子原始凭证一并收集、归档。单位内部形成的电子原始凭证元数据应 符合附录A的规定。单位从外部接收的电子原始凭证元数据应符合附录B的规定。 5.3.2 电子记账凭证元数据的归档范围 电子记账凭证元数据应与电子记账凭证一并收集、归档。电子记账凭证元数据应符合附录C的 规定。 5.3.3 机构人员实体元数据的归档范围 应采集、归档并以电子形式保存形成、处理和管理电子会计凭证的机构/人员的相关元数据。机构 人员实体元数据应符合附录D的规定。 5.3.4 业务实体元数据归档范围 应采集、归档并以电子形式保存电子会计凭证在电子化归集、报销、入账、归档、移交和档案管理业 务中的相关元数据。业务实体元数据应符合附录E的规定。 6 电子会计凭证组件要求 6.1 电子会计凭证组件 6.1.1 应按记账凭证号对电子会计凭证进行组件,形成电子会计凭证册。组件时应保持电子会计凭证 内在的有机联系,并建立电子会计凭证与会计核算功能中记账数据的关联。 6.1.2 一个记账凭证号对应电子会计凭证的组件一般包括电子记账凭证和所附的电子原始凭证。电 子原始凭证一般包括单位内部形成的和单位从外部接收的两类电子原始凭证,其中单位内部形成的电 子原始凭证主要是与一笔经济业务有关的单位内部业务审签单据等;单位从外部接收的电子原始凭证 主要是用于证明单位已经发生明确经济责任并用作记账原始依据的电子票据和若干附件等。件内文件 按记账凭证、原始凭证和其他附件的顺序排列。电子会计凭证信息包组织方式应符合附录F的规定。 6.1.3 经上级有关部门批准的经济业务,应当将批准文件作为原始凭证附件。 6.1.4 应基于财务管理系统完成电子会计凭证的组件。 6.1.5 应按规则命名电子会计凭证的版式文件,命名规则应能保持电子会计凭证版式文件内在有机联 系与排列顺序,能通过物理文件名建立电子会计凭证版式文件与会计核算功能中记账数据的关联。 6.1.6 电子报销功能和会计核算功能应按内置命名规则自动、有序、连续地为电子会计凭证册命名。 6.2 纸质会计凭证数字副本组件 6.2.1 纸质会计凭证数字副本组件由业务经办部门或财务部门基于财务管理系统或设备完成。 6.2.2 纸质会计凭证数字化的同时,可提取图像上的文字内容,自动或手工补全纸质会计凭证的元 数据。 6.2.3 纸质会计凭证数字副本的组件应基于财务管理系统建立与纸质会计凭证的关联。 6.3 电子会计凭证元数据的组织 6.3.1 将一笔经济业务的电子会计凭证组件成册时,应创建一个存放本册电子会计凭证元数据的文 812DA/T 95—2022 件,以XBRL、XML等格式保存。 6.3.2 财务管理系统中获取的该业务事项相关的电子会计凭证,应根据电子