ICS01.140.20 CCSA14 中华人民共和国档案行业标准 DA/T94—2022 电子会计档案管理规范 Specification of electronic accounting archives management 2022-04-07发布 2022-07-01实施 国家档案局发布771DA/T 94—2022 前 言 本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分:标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由国家档案局提出并归口。 本文件起草单位:国家档案局经科司、财政部会计司、航天信息股份有限公司、中国电力建设集团有 限公司、用友网络科技股份有限公司、中国石油天然气集团有限公司。 本文件主要起草人:李忱、蔡盈芳、万文翔、王洋、李绯、张艳军、王强、张旋、祁慧轩、冷冰、袁瑞、 戎越、张晶晶、车昊珈。 871DA/T 94—2022 电子会计档案管理规范 1 范围 本文件规定了电子会计资料形成、收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等 工作的要求。 本文件适用于机关、团体、企业事业单位和其他组织(以下简称“单位”)开展电子会计档案管理 活动。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文 件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于 本文件。 DA/T 15 磁性载体档案管理与保护规范 DA/T 38 档案级可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R技术要求和应用规范 DA/T 39 会计档案案卷格式 DA/T 70 文书类电子档案检测一般要求 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 电子会计资料 electronic accounting document 单位在进行会计核算过程中通过计算机等电子设备形成、传输、存储的记录和反映单位经济业务事 项的电子形式的各种会计信息记录。 注: 电子会计资料包括以电子形式存在的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料。其中,财务会计报 告包括企业财务会计报告、政府会计主体的财务报告和决算报告、民间非营利组织财务会计报告,以及其他会 计主体的财务会计报告。 3.2 电子会计档案 electronic accounting archive 在会计核算工作中由电子计算机直接形成或接收、传输、存储并归档,记录和反映单位经济业务事 项,具有凭证、查考和保存价值的电子会计资料。 3.3 会计核算系统 accounting system 单位为进行会计核算而使用的,用于直接采集数据,处理会计业务,生成会计凭证、会计账簿、财务 会计报告等会计资料,并对会计资料进行转换、输出、分析和利用的计算机软件、软件系统或软件功能 模块。 3.4 业务系统 business system 除会计核算系统外,其他产生电子会计凭证的办公自动化系统、报销系统、合同管理系统、企业资源 971DA/T 94—2022 计划系统等计算机信息系统。 3.5 电子会计档案管理信息系统 electronic accounting archives management information system 单位用于电子会计资料收集、整理、归档以及电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等业务的电 子档案管理信息系统或软件功能模块。 4 管理原则和要求 4.1 单位应加强电子会计档案管理工作,建立和完善电子会计资料的形成、收集、整理、归档和电子会 计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证电子会计档案在 传递及存储过程中的真实性、完整性、可用性和安全性。 4.2 单位应将电子会计档案管理工作纳入会计人员、档案人员、相关业务人员岗位职责和绩效考核。 4.3 单位的会计机构或会计人员所属机构(以下统称单位会计管理机构)负责应归档的电子会计资料 收集、整理、归档等工作,定期向单位的档案管理机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案管 理机构)移交。 4.4 单位档案管理机构负责电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等工作,并对电子会计资料的收 集、整理、归档等进行指导和监督。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理电子会计档案。 4.5 单位的信息技术机构应在相关会计核算系统及业务系统规划、分析、设计、实施、运维等过程中落 实电子会计资料归档要求,将电子会计资料归档要求在会计核算系统及业务系统中予以实现,提供信息 技术支持,并负责电子会计档案管理信息系统的运行维护。 4.6 单位应加强电子会计档案的安全保密管理,涉密电子会计资料和电子会计档案管理按照国家有关 规定执行。 4.7 符合国家有关规定形成(或接收)并按照本文件管理的电子会计资料,可仅以电子形式归档保存。 5 电子会计档案管理流程 电子会计档案管理由会计人员、档案人员分工负责,涉及会计核算系统、业务系统、电子会计档案管 理信息系统等信息系统,管理过程包括电子会计资料的形成、收集、整理、归档和电子会计档案的保管、 统计、利用、鉴定、处置等,管理流程见图1。 081DA/T 94—2022 图1 电子会计档案管理流程 6 电子会计资料的形成 6.1 内部形成的电子会计资料应经过经办、审核、审批等必要的审签程序,内容及元数据齐全完整。元 数据的结构、内容等见附录A。 6.2 电子会计资料应形成相应格式的独立的电子文件进行归档。 6.3 内部形成的电子会计资料应按一定的时间和单元输出归档电子会计资料,文件大小应便于管理和 利用,各类电子会计资料输出时间及格式应符合以下要求。 a) 内部形成的电子会计凭证应在办理完毕后输出成归档电子会计凭证,并在输出信息中体现相 关联电子会计凭证间的关联关系。从外部接收的电子会计凭证一般以原格式归档。如原格式 不符合归档要求,应将专用软件一并归档,或将原格式转换为符合归档要求的格式,原格式与 符合归档要求格式的电子会计资料一并归档。 b) 电子会计账簿可按月、季、年等周期定期输出归档电子会计账簿,输出周期可根据数据量大小 确定。 c) 电子财务会计报告可按会计期间输出归档电子财务会计报告。 6.4 版式电子会计资料归档推荐使用OFD格式,不具备应用OFD格式条件的单位可使用PDF格式 或其他符合长期保存要求的版式格式。为方便解析和统计,可同步输出类XML描述文件归档。 7 电子会计资料的收集 7.1 电子会计资料归档范围见附录B,各单位可参考但不限于附录B确定本单位电子会计资料归档 181DA/T 94—2022 范围。 7.2 属于归档范围的电子会计资料及其元数据应由会计核算系统、业务系统传输至电子会计档案管理 信息系统,传输过程安全可控。电子会计档案元数据方案见附录A。 7.3 电子会计资料收集一般通过接口在线自动收集,接口方案见附录C。 7.4 电子会计资料收集时应梳理电子会计资料的来源,归档电子会计资料与来源系统对照关系可参照 表1。 表1 归档电子会计资料与来源系统对照表 归档电子会计资料 来源系统(企业) 来源系统(行政、事业) 电子会计凭 证类原始凭证 记账凭证 电子会计账簿 电子财务会计报告销售订单 出库单 销售发票 采购订单 入库单 采购发票 报销单 银行回单 合同 报告 其他原始单据 记账凭证 总账、明细账、现金日记账、 银行存款日记账等 固定资产卡片 其他辅助性账簿 年报 月、季、半年报企业资源计划系统 — 税务系统 票据管理系统 企业资源计划系统 — 税务系统 票据管理系统 报销系统 报销系统 银企互联系统/ 网上银行系统银政互联系统/ 网上银行系统 合同管理系统 合同管理系统 办公自动化系统 办公自动化系统 票据管理系统 票据管理系统 会计核算系统 会计核算系统 其他电子会计资料银行存款余额调节表、 银行对账单银企互联系统 银政互联系统 纳税申报表 税务系统 — 7.5 电子会计资料收集时应按照DA/T70有关要求进行真实性、完整性、可用性和安全性检测。经检 测合格的电子会计资料方可登记进入电子会计档案管理信息系统。检测不合格的,应重新收集并在检 测合格后登记进入电子会计档案管理信息系统。 7.6 检测合格的电子会计资料应根据附录B划定保管期限。电子会计档案保管期限分为永久和定 期,定期一般为10年和30年,从会计年度结束后的第一天算起。附录B中的电子会计档案保管期限为 最低保管期限,各单位可根据工作需要选择更高的保管期限。 281DA/T 94—2022 7.7 各单位电子会计档案的具体名称如有同附录B所列名称不一致的,应比照类似档案的保管期限 办理。 8 电子会计资料的整理 8.1 整理时间 电子会计资料收集完成后应及时整理。其中,电子会计凭证、电子会计账簿、电子固定资产卡片、电 子财务会计报告及其他电子会计资料应分别在会计年度结束后1个月内、会计决算后1个月内、固定资 产报废后1年内、电子财务会计报告生成后1个月内、会计年度结束后3个月内完成整理。 8.2 原则 整理电子会计资料应按照其自然形成规律和固有特点,保持电子会计资料之间的有机联系,区别不 同的保存价值,便于保管和利用。形成电子会计资料数量较少的单位,将电子会计资料按照8.3进行分 类后可按件整理。 8.3 分类 8.3.1