ICS01.140.20 CCSA14 中华人民共和国档案行业标准 DA/T89—2022 实物档案数字化规范 Specification for digitization of physical records 2022-04-07发布 2022-07-01实施 国家档案局发布39DA/T 89—2022 前 言 本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分:标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由国家档案局提出并归口。 本文件起草单位:国家电网有限公司,国网河南省电力公司。 本文件主要起草人:王抒祥、何欣、周峰、张立军、李发超、姬广鹏、丁杰、杨迪、黄峰、熊传平、张喜波、 袁帅、李军、刘星宇、张怡、卢红飞、刘航。 49DA/T 89—2022 实物档案数字化规范 1 范围 本文件规定了实物档案数字化的组织与管理,确定了实物档案数字化前处理、数字化采集、影像处 理工作与实物档案验收、移交和入库要求。 本文件适用于各级各类档案室、档案馆采用拍摄、扫描等方式对实物档案数字化加工过程的管理。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文 件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于 本文件。 GB/T 20530—2006 文献档案资料数字化工作导则 DA/T 1 档案工作基本术语 DA/T 18 档案著录规则 DA/T 31 纸质档案数字化规范 DA/T 68(所有部分) 档案服务外包工作规范 ISO/TR 13028 信息与文献 档案数字化实施指南(Information and documentation—Implemen- tation guidelines for digitization of records) 3 术语和定义 GB/T 20530—2006、DA/T 1、DA/T 18界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 3.1 实物档案 physical records 国家机构、社会组织或个人在社会活动中制作或获取的,以特定有形物品存在的具有保存价值的 实物。 注: 实物档案包括奖状、奖杯、锦旗、证书、印章、印模、产品、标本、工具设备等。 3.2 数字化 digitization 利用信息技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。 [来源:DA/T 31—2017,3.1,有修改] 3.3 实物档案数字化 digitization of physical records 采用拍摄、扫描等方式对实物档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的 数字文件,并按照实物档案的内在联系,建立目录数据与数字文件关联关系的处理过程。 3.4 三维扫描 3D scan 利用数字化扫描方式,将物体的空间外形、结构及色彩等立体信息转化为三维数字模型的过程。 59DA/T 89—2022 3.5 实物档案特征点 feature point of physical records 反映实物档案空间外形、结构及色彩等特征信息发生显著变化的临界点。 4 总体要求 4.1 应根据档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素,统筹规划、科 学开展实物档案数字化工作。实物档案数字化工作的开展应遵循ISO/TR 13028和GB/T 20530— 2006提出的要求和建议。 4.2 实物档案数字化的基本环节主要包括:数字化前处理、目录数据库建立、数字化采集、影像处理、数 据挂接、数字化成果验收与移交等。 4.3 应采用有效的管理和技术手段,确保实物档案数字化成果质量。实物档案数字化应遵循档案管理 的客观规律,真实反映实物档案的有关信息,最大程度地展现档案原貌。 4.4 实物档案数字化过程中,应保存数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等方面的元数 据。元数据元素的确定应符合ISO/TR 13028提出的要求。 4.5 应加强实物档案数字化各环节的安全管理,确保档案实体和档案信息的安全。 4.6 加工涉密档案时,应按照涉密档案相关保密要求开展工作。 5 组织与管理 5.1 机构及人员 5.1.1 应建立实物档案数字化工作组织,对数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、 技术保障、监督检查、成果验收等,确保数字化工作的顺利开展。 5.1.2 应配备具有相应能力的工作人员,包括熟悉档案业务并具有较高调查研究水平和良好组织领导 能力的管理人员,熟悉相关标准规范并能够为实物档案数字化工作各环节提供技术支持的技术人员,掌 握一定数字化基础知识并熟悉本职工作的操作人员等。应通过科学规范的管理制度,对工作人员进行 规范化管理。 5.1.3 为强化数字化工作的安全性,应加强对外聘工作人员的审核与管理。 5.2 基础设施 5.2.1 应配备专用加工场地并进行合理布局,形成档案存放、数字化前处理、档案著录、数字化采集、影 像处理、质量检查等工作区域。 5.2.2 加工场地的选择及温湿度等环境的控制应有利于档案实体的保护。场地内应配备防火、防水、 防有害生物、防盗报警、视频监控等设施设备。 5.2.3 应合理规划、配备和管理实物档案数字化设施设备,确保设施设备满足实物档案数字化工作的 需要。 5.3 工作方案 5.3.1 应在充分调研的基础上,制定科学合理的工作方案,确保实物档案数字化工作达到预期目标。 5.3.2 实物档案数字化工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方法 和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。 5.3.3 应对实物档案数字化工作方案进行专家论证,确保其科学、规范、合理。 5.3.4 实物档案数字化工作方案应经审批后严格执行。工作方案审批结果应与数字化工作过程中形 69DA/T 89—2022 成的其他文件一并保存。 5.4 管理制度 5.4.1 应制定科学化、规范化的管理制度,并在工作过程中严格执行,以有效保障档案实体安全和实物 档案数字化成果质量。 5.4.2 实物档案数字化管理制度应包含岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体 管理等方面的制度。岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位的工作目标和职责,形成明确的岗位业 务流程规范、考核标准、奖惩办法等;人员管理制度主要对人员的安全责任、日常行为、外聘人员信息审 核及管理、非工作人员来访登记等进行规范;场地管理制度主要对人员出入和工作场地内基础设施、环 境、网络、监控设施、现场物品、证件等的管理进行规范;设备管理制度主要对数字化工作各环节涉及的 全部设备的管理进行规范;数据管理制度主要对数字化各环节所产生的数据的管理进行规范;档案实体 管理制度主要对档案实体在数字化过程中的交接、管理、存放等工作进行规范。 5.5 工作流程控制 5.5.1 应制定相关的工作流程和各环节操作规范等,对实物档案数字化全过程进行有效的控制,确保 数字化成果质量。实物档案数字化流程示例参见附录A。 5.5.2 应加强对实物档案数字化工作的全流程安全管理,及时对数字化加工过程各环节产生的数据进 行备份。 5.5.3 应建立完善的问题反馈机制,对实物档案数字化工作过程中发现的问题进行及时反馈和修正。 5.6 工作文件管理 5.6.1 应根据情况制定符合实际要求的实物档案数字化工作文件,以此加强对数字化工作的管理。主 要包括实物档案数字化工作方案、实物档案数字化审批书、实物档案数字化流程单、数据验收单、项目验 收报告、实物档案数字化成果移交清单等,采取外包方式实施时,还应包括项目招标文件、投标文件、中 标通知书、项目合同、保密协议等。部分工作文件示例参见附录B。 5.6.2 应加强对实物档案数字化工作文件的管理,明确数字化工作过程中形成的工作文件的整理、归 档、移交等管理要求。 5.7 档案数字化外包 5.7.1 实物档案数字化工作如需外包,相关工作应符合DA/T 68的相关要求。档案部门应从企业性 质、股东组成、资金来源(构成)、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的 相关资质;按照GB/T 20530—2006第5章的要求评估数字化加工企业的技术能力;从规章制度的建立 健全情况等方面考查加工企业的管理能力。《国家秘密载体印制资质管理办法》给出了审查数字化加工 企业保密资质的信息。 5.7.2 在项目实施过程中,应从档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、 数字化成果移交与接收、设备处理等层面执行严格的安全管理要求,进一步信息见《档案数字化外包安 全管理规范》。 5.7.3 档案部门应指派专门人员参与实物档案数字化外包业务的监督、指导,完成质量监控、进度监 控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。 6 档案出库 6.1 档案保管部门应按照实物档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前 79DA/T 89—2022 期准备工作,并提交档案出库申请,经相关责任人批准后,严格按照档案库房管理规定为数字化对象办 理出库相关手续,并与数字化部门共同清点无误后,对档案进行交接出库。 6.2 实物档案数字化过程中,应根据工作需求设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放实 物档案,并对实物档案的领取与归还进行严格管理,认真做好检查、