ICS01.140.20 CCSA14 中华人民共和国档案行业标准 DA/T104—2024 ERP系统电子文件归档和电子档案 管理规范 Specificationforelectronicdocumentsarchivingandelectronicrecords managementofenterpriseresourceplanningsystem 2024-08-16发布 2025-02-01实施 国家档案局发布目 次 前言 Ⅲ ………………………………………………………………………………………………………… 引言 Ⅳ ………………………………………………………………………………………………………… 1 范围 1 ……………………………………………………………………………………………………… 2 规范性引用文件 1 ………………………………………………………………………………………… 3 术语和定义 1 ……………………………………………………………………………………………… 4 总体要求 1 ………………………………………………………………………………………………… 5 职责 2 ……………………………………………………………………………………………………… 5.1 档案部门 2 …………………………………………………………………………………………… 5.2 业务部门 2 …………………………………………………………………………………………… 5.3 信息化部门 2 ………………………………………………………………………………………… 5.4 保密部门 2 …………………………………………………………………………………………… 6 收集 2 ……………………………………………………………………………………………………… 6.1 收集范围 2 …………………………………………………………………………………………… 6.2 元数据收集 2 ………………………………………………………………………………………… 6.3 收集时间 3 …………………………………………………………………………………………… 6.4 归档格式 3 …………………………………………………………………………………………… 6.5 收集方式 3 …………………………………………………………………………………………… 6.6 接收 3 ………………………………………………………………………………………………… 7 整理 3 ……………………………………………………………………………………………………… 7.1 组件 3 ………………………………………………………………………………………………… 7.2 保管期限划分 4 ……………………………………………………………………………………… 7.3 分类 4 ………………………………………………………………………………………………… 7.4 组卷 4 ………………………………………………………………………………………………… 7.5 编号 5 ………………………………………………………………………………………………… 7.6 编目 5 ………………………………………………………………………………………………… 7.7 归档 5 ………………………………………………………………………………………………… 8 存储 5 ……………………………………………………………………………………………………… 8.1 在线存储 5 …………………………………………………………………………………………… 8.2 离线存储 6 …………………………………………………………………………………………… 9 保管 6 ……………………………………………………………………………………………………… 10 统计与利用 7 ……………………………………………………………………………………………… 10.1 统计 7 ………………………………………………………………………………………………… 10.2 利用 7 ………………………………………………………………………………………………… ⅠDA/T104—202411 鉴定与处置 7 ……………………………………………………………………………………………… 12 系统建设 7 ………………………………………………………………………………………………… 附录A(资料性) ERP系统电子文件归档范围与电子档案保管期限表 8 ……………………………… 附录B(资料性) ERP系统与电子档案管理信息系统接口方案 14 ……………………………………… 参考文献 17 …………………………………………………………………………………………………… ⅡDA/T104—2024前 言 本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则 第1部分:标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由国家档案局提出并归口。 本文件起草单位:中国宝武马钢集团、国家档案局经济科技档案业务指导司、本钢集团有限公司、 成都飞机工业(集团)有限责任公司。 本文件主要起草人:李忱、蔡盈芳、查满林、王桃、肖妍、杨孝义、赵伟、车昊珈、李璘。 ⅢDA/T104—2024引 言 ERP系统是对企业物流、资金流、信息流进行全面一体化管理的管理信息系统,一般包括采购管 理、物料管理、生产计划管理、质量管理、销售管理、设备管理、项目管理、会计管理、人力资源管理等子系 统。本文件主要规范采购、物料、生产计划、质量、销售、设备、项目管理等子系统形成的电子文件归档和 电子档案管理,会计管理子系统电子文件归档和电子档案管理参照DA/T94,人力资源管理子系统功 能正逐步被独立部署的人力资源管理系统所替代,两个子系统不纳入本文件范围。 ⅣDA/T104—2024ERP系统电子文件归档和电子档案 管理规范 1 范围 本文件规定了企业资源计划(以下简称ERP)系统(包括采购、物料、生产计划、质量、销售、设备、项 目管理等子系统)的电子文件收集、整理、归档和电子档案保管、存储、统计、利用、鉴定与处置等要求。 本文件适用于ERP系统电子文件归档和电子档案管理工作。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文 件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于 本文件。 GB/T29194 电子文件管理系统通用功能要求 GB/T39784 电子档案管理系统通用功能要求 DA/T13 档号编制规则 DA/T38 档案级可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R技术要求和应用规范 DA/T70 文书类电子档案检测一般要求 DA/T74 电子档案存储用可录类蓝光光盘(BD-R)技术要求和应用规范 DA/T75 档案数据硬磁盘离线存储管理规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 ERP系统 enterpriseresourceplanningsystem 对企业物流、资金流、信息流进行全面一体化管理的管理信息系统。 注:一般包括采购管理、物料管理、生产计划管理、质量管理、销售管理、设备管理、项目管理、会计管理、人力资源管 理等子系统。 3.2 ERP系统电子文件 enterpriseresourceplanningsystemelectronicdocument ERP系统(3.1)形成、传输和存储的各种数字格式信息记录。 3.3 ERP系统电子档案 enterpriseresourceplanningsystemelectronicarchives 具有凭证、参考和保存价值并归档保存的ERP系统电子文件(3.2)。 4 总体要求 4.1 使用ERP系统的单位应建立和完善ERP系统电子文件的收集、整理、归档和电子档案保管、存 1DA/T104—2024储、统计、利用、鉴定、处置等管理制度,采取可靠的技术和措施,确保ERP系统电子档案来源可靠、程序 规范、要素合规。 4.2 应将ERP系统电子文件归档和电子档案管理工作纳入档案、业务、信息化、保密等相关部门和人 员岗位职责,明确分工、相互协作。 4.3 ERP系统、电子档案管理信息系统及其运行网络的安全防范,应符合国家网络安全等级保护有关 的要求。 4.4 符合国家有关规定形成(或接收)并按照本文件管理的ERP系统电子文件,可仅以电子形式归档 保存。 5 职责 5.1 档案部门 5.1.1 会同业务部门确定ERP系统电子文件的归档范围和电子档案保管期限。 5.1.2 参与ERP系统建设,提出ERP系统电子文件归档功能、归档方式、归档格式、归档时间和“四性” (真实性、完整性、可用性、安全性)检测等要求。 5.1.3 负责ERP系统电子档案的保管、存储、统计、利用、鉴定与处置,并对ERP系统电子文件归档工 作进行指导和监督。 5.2 业务部门 5.2.1 协助档案部门确定ERP系统电子文件的归档范围与电子档案保管期限。 5.2.2 负责ERP系统电子文件收集、整理、移交归档工作。 5.2.3 配合档案部门开展ERP系统电子档案鉴定工作。 5.3 信息化部门 5.3.1 负责将ERP系统电子文件归档功能建设和电子档案管理信息系统建设列入企业信息化规 划,并组织实施。 5.3.2 负责为ERP