无锡市市级政务信息化项目档案管理和 验收办法 第一章‧总则 第一条为规范市级政务信息化项自档案管理，充分发挥档 案在项自建设、运行、管理、监督等方面的作用，根据《档案法》 《政府投资条例》《国家电子政务工程建设项自档案管理暂行办 法》《江苏省省级政务信息化项自建设管理办法》《无锡市公共 数据管理办法》《无锡市市级政务信息化项自建设管理办法》等 有关规定，制定本办法。 第二条，本办法适用于使用预算资金实施建设的非涉密市 级政务信息化建设项目自，其他信息化建设项目自档案管理和验收可 参照执行。 第三条政务信息化项目档案是在政务信息化项目建设全 过程中形成的、具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，是 政务信息化项自竣工验收、运行维护、升级改造等工作的重要依 据。 第四条，本办法所称项自实施部门是指负责地方财政预算 -1- 内政务信息化建设项自的建设单位。 项目实施部门全面负责项目档案工作，业务上接受同级档案 主管部门和上级主管部门的监督和指导。 第五条项目档案管理实行统一领导、分级管理，项目实施 部门应配备经培训合格的档案管理人员，确保项自档案能够真实、 全面地反映政务信息化项目建设总体情况。 第二章项目档案工作管理职责 第六条项自实施部门应根据本办法的规定，完成项自文件 的收集、整理、归档等档案管理工作。 第七条项自实施部门应将档案工作纳入项自建设计划和 管理程序，明确档案管理部门或聘请档案管理机构参与项自全过 程档案管理工作，将项目档案管理和验收工作经费纳入预算管理， 为项目档案管理工作的开展提供满足需要的条件。项目建设期间， 应根据项目自建设管理实际情况，制定档案工作计划、建立健全档 案管理制度，并加以监督、实施、修订、完善。 第八条项目实施部门应在项目设计开发、施工、监理、设 备采购、委托中介招标、采购等各环节签订的合同、协议中，设 立档案资料专门条款，明确规定项自文件和档案管理责任，包括 且不限于项自文件的归档范围、质量要求、整理标准、介质和套 数、移交时间、合同解除后项自文件的处置及违约责任等内容； 一2一 涉及知识产权的招标、采购文件、合同、协议中应明确与知识产 权相关的归档材料的提交内容、深度等要求：监理合同条款还应 明确监理单位对负责监理业务范围内的项目文件的完整性、规范 性负有审核责任。 第九条，项目实施部门应在项目开工建设前对参建单位进 行档案管理交底、指导、培训，交底会形成会议纪要进行收集并 归档：在项目建设过程中，应结合项目进程对参建单位项目文件 的形成、收集、整理和归档工作进行监督、指导，并对参建单位 移交的档案进行审核、验收；对参建单位进行合同履约考核时， 应对项自档案管理条款的履行情况做出评价，合同款支付审批时 应审查项自档案的归档情况。 第十条参建单位应按照合同约定的实施范围，依据国家、 行业有关档案管理的规定，建立档案管理网络，制定档案管理制 度，收集、整理本单位在建设过程中形成的各类载体文件，并对 项自建设过程中形成的文件材料的真实性、准确性、完整性和原 始性负责。各参建单位应对项自过程中的重要会议或者建设过程 实际情况进行照片拍摄、声像资料收集等，并注明拍摄日期及反 映项目建设信息及详情等信息。 第十一条参建单位应按照合同约定，配合项自实施部门完 成项自档案验收工作，并按时完成项自档案移交。 第十二条监理单位应按照国家有关规定、规范、标准及合 同约定，配合项自实施部门，对参建单位升展项自文件材料归集 一3一 工作和形成项目档案质量进行审核。 第十三条监理单位应设专人负责监理文件材料的收集、整 理和归档工作；确保在和有关参建单位的沟通过程中形成的归档 文件材料各项内容填写和记录真实完整，签学认可人员为符合相 关规定的负责人员。 第三草档案的收集与整理归档 第十四条，项自实施部门应根据政务信息化项自审批部门 批复的实施内容，依据《无锡市市级政务信息化项自文件归档范 围和保管期限表》（见附件），结合本项自特点制定归档范围和 保管期限。 第十五条项目文件应按照政务信息化项目来源、建设阶段、 专业性质及项自文件的特点进行分类；避免重复归档，共用文件 或附件应在备考表中说明。 第十六条归档的纸质文件应为原件或正本，且签章手续完 备。因故为复制件的，必须加盖审核单位或复制件提供单位的公 章，注明日期，并有经手人签字。同时应注重对电子文件、照片、 录音录像等各种类型、载体文件材料的收集、归档。电子文件的 归档范围参照纸质文件归档范围。 第十七条文件材料的整理、归档应遵循项自文件的形成规 律和成套性特点，保持文件之间的有机联系，分类科学、系统规 一4一 范，可根据《归档文件整理规则》和《国家重大建设项自文件归 档要求与档案整理规范》等规定，结合项自实施部门实际情况， 选择按卷或件方式整理；电子文件应符合《电子文件归档与管理 码照片归档与管理规范》的要求。 第十八条应根据保管期限表对项自档案进行价值鉴定，确 定其保管期限，同一卷内有不同保管期限的文件时，该卷保管期 限应从长。档案保管期限分为永久和定期两种。定期保管的年限 分为30年和10年。 第十九条，项自实施部门和参建单位应通过管理制度和技 术措施，对电子文件的形成、积累、收集、价值鉴定、归档进行 全过程的管理，保证电子文件的真实、完整、可用、安全。电子 文件定期归档，应将所采集的相关元数据一并保存。 第二十条开展纸质载体档案数学化工作，档案扫描、图像 处理和存储、目录建库、数据挂接等工作应符合《纸质档案数学 化技术规范》有关规定，数学化范围根据工程建设实际情况并参 照《建设项目档案管理规范》有关规定确定。委托第三方进行数 字化加工时，委托单位应与数学化加工单位签订保密协议，确保 档案信息安全。 第二十一条项自实施部门应开展档案开放审核，提出是否 开放的审核意见，积极提供开放档案的利用，更好地发挥档案服 务民生、服务社会的作用。 一5一 第四章‧档案的移交与管理 第二十二条参建单位应按招投标文件、采购文件、合同、 协议以及有关规定，及时向项自实施部门移交项自档案，同时移 交数学化副本。项自实施部门负责对参建单位移交的档案进行审 查验收和汇总整理，交接双方应办理档案移交手续。 第二十三条移交档案时，移交单位应编写归档说明，一式 两份，简要说明项自文件的形成、收集、整理及归档的基本情况， 并经本单位负责人审核签字。 第二十四条项自实施部门应在政务信息化项自竣工验收 后3个月内，根据档案管理相关规定，负责完成本单位政务信息 化项自档案的接收，并安全保管、提供利用。 第五章档案专项验收 第二十五条项目档案验收是政务信息化项自工验收的 重要组成部分。未进行档案验收或档案验收不合格的政务信息化 项目，不得通过竣工验收。 第二十六条政务信息化项自档案专项验收应按国家及行 业相关规定程序进行，并应有项目实施部门、参建单位、监理单 位等单位的分管领导及技术负责人、档案管理人员参加，其他相 一6一 关人员列席。 第二十七条500方元以下的建设类项自，档案专项验收由 项自所属的市本级一级预算单位组织：验收通过后10日内应将档 案专项验收报告向市大数据管理局、市档案局备案。 500方元及以上的建设类项自，按照币重点建设项自开展档 案备案与验收，自立项之日起每年向市档案局提交项自档案相关 备案材料；项自实施部门应在试运行结束后，于项自工验收前 向市档案局申请档案专项验收。未经档案验收或档案验收不合格 的项自，不得进行项自竣工验收。 第二十八条档案专项验收的验收组人数一般为5人以上的 单数，对于项自规模较小、竣工档案数量相对少的项目，亦可由3 人组成，应从档案专家组中选取。档案专家组由行业主管部门、 档案主管部门人员、国家综合档案馆人员及相关专家组成。 第二十九条监理单位在项目档案专项验收前，应组织对所 监理项目档案整理情况进行审核，形成审核报告，在项目档案专 项验收时提交验收组。审核报告应包括：项目概况，监理单位履 行审核责任的组织情况，审核所监理项自档案（含监理和施工） 的范围、数量及竣工图编制质量情况，审核中发现的主要问题及 整改情况，对档案整理质量的综合评价，以及审核结果等内容。 第三十条‧档案验收主要内容及基本要求： （一）政务信息化项目明确档案管理体制和职责，建立档案 工作规章制度和业务规范，采取有效措施对本单位和各参建单位 一7一