ICS 01.040.01 CCS A14 15 内 蒙 古 自 治 区 地 方 标 准 DB15/T 2460—2021 著名人物档案整理规范 The specification of celebrity archival arrangement 2021-12-10 发布 2022-01-10 实施 内蒙古自治区市场监督管理局 发 布 DB15/T 2460—2021 目 次 前言 ................................................................................. II 1 范围 ............................................................................... 1 2 规范性引用文件 ..................................................................... 1 3 术语和定义 ......................................................................... 1 4 收集 ............................................................................... 3 5 整理 ............................................................................... 4 6 装盒 ............................................................................... 6 7 编制档案目录 ....................................................................... 7 附录 A（规范性） 档号结构和构成说明 ................................................... 8 附录 B（规范性） 归档章(档案粘贴标签)式样及示例 ....................................... 9 附录 C（资料性） 著名人物档案目录式样 ................................................ 10 附录 D（资料性） 著名人物档案目录封面式样 ............................................ 12 附录 E（资料性） 著名人物档案目录备考表式样 .......................................... 13 附录 F（资料性） 档案盒式样 .......................................................... 14 附录 G（资料性） 档案盒备考表式样 .................................................... 16 I DB15/T 2460—2021 前 本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 起草。 言 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定 本文件由内蒙古自治区档案局提出并归口。 本文件起草单位：内蒙古自治区档案馆。 本文件主要起草人：穆林、乌冰、张存贵、肖虎、李秀萍、蔡霞、梁喆强、杨静、邢梦然。 II DB15/T 2460—2021 著名人物档案整理规范 1 范围 本文件规定了著名人物档案整理原则和方法。 本文件适用于内蒙古自治区各级档案馆著名人物档案的整理。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。 GB/T 11821 照片档案管理规范 GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范 DA/T 1 档案工作术语 DA/T 13 档号编制规则 DA/T 22 归档文件整理规则 DA/T 25 档案修裱技术规范 DA/T 50 数码照片归档与管理规范 DA/T 69 纸质归档文件装订规范 DA/T 78 录音录像档案管理规范 3 术语和定义 DA/T1界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 著名人物 celebrity 在某一领域、行业、学科做出过重大贡献，产生较大影响，并得到社会和历史认可的内蒙古籍或在 内蒙古自治区境内长期工作活动过的非内蒙古籍的知名人士。 著名人物档案 celebrity archives 著名人物在长期工作、学习和生活中形成的具有保存、利用价值的不同载体的文字、图表、声像等 历史记录。 1 DB15/T 2460—2021 立档单位 founds constituting unit 构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人，著名人物档案的立档单位为著名人物个人。 著名人物全宗 celebrity fonds 著名人物个人形成的具有有机联系的档案整体。 汇集全宗 collected fonds 由若干个档案数量较少且具有某些共同特征或联系的全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。 收集 collection 档案馆接收、征集著名人物档案的活动。包括档案馆依法接收；购买、复制或交换；档案所有者向 档案馆捐赠；寄存及其他收集方式。 整理 archival arrangement 按照一定原则对著名人物档案实体进行系统分类、排列、编号和编目等，使之有序化的过程。 编目 catalogue 按照一定的规则进行著名人物档案著录并将条目组织成目录的过程。 档案目录 list 按照一定的次序编排而成的揭示档案内容与形成特征的条目组合，是档案管理、检索和利用的工具。 档号 archival code 以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映著名人物档案排列顺序的一组代码。 件 item 归档文件材料的整理单位。 2 DB15/T 2460—2021 保管期限 retention period 对档案划定的存留年限。 纸质档案 paper records 以纸张作为载体的档案，如履历、书稿、日记、笔记、家谱等。 照片档案 photographic records 以静止摄影影像为主要反映方式有保存价值的历史记录，一般包括底片、照片和说明三部分。 数码照片档案 digital photographic records 有归档价值的用数字成像设备拍摄获得的，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上 传送的静态图像文件。 录音录像档案 audio and video records 采用数字形式存储于磁盘、光盘等载体中以声音或影像为主要呈现方式的具有凭证、查考和保存价 值的信息记录。 实物档案 physical archives 具有档案属性的实物通过收集整理而转化成的档案。 电子文件 electronic records 在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体中，依赖计算机等数字设备阅读、 处理，并可在通信网络上传送的文件。 4 收集 收集原则 著名人物在工作、学习和生活中形成的，具有查考、保存价值的各种载体的材料应收集归档。 收集范围 著名人物档案收集范围如下： 3 DB15/T 2460—2021 a) b) c) d) e) f) g) h) 反映著名人物主要经历和活动的生平材料，如自传、往来信件、履历表等； 反映著名人物社会活动的材料，如报告、演讲稿、工作日记、签到簿等； 反映著名人物成就的材料，如研究成果、作品等； 社会对著名人物研究、评价的资料，如纪念性、回忆性、介绍性、研究性文章等； 与著名人物有直接关系的材料，如各类证件、证书、奖章、谱牒等； 反映著名人物活动的照片、录音、录像等； 著名人物生活用品、手工艺品、收藏品等与本人相关且具有查考价值和纪念意义的物品； 其他具有保存价值的档案资料。 5 整理 整理原则 遵循文件材料形成的客观规律，保持文件材料之间的有机联系，真实反映著名人物工作、学习和生 活的本来面貌，保证同一来源档案的完整性，便于保管和利用。电子档案整理应便于数字化管理，按照 GB/T 18894执行。 整理总体要求 5.2.1 全宗划分 著名人物档案以个人为单位进行整理，为方便管理，根据实际情况，可将著名人物档案设立为独立 全宗或汇集全宗。 5.2.2 保管期限 著名人物档案全宗保管期限均为永久。 5.2.3 分类 制定分类方案，全宗内档案分为五类：纸质档案、照片档案、数码照片档案、录音录像档案、实物 档案。 5.2.4 编号规则 归档文件材料应依分类方案和排列顺序编写档号，档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充 性、简单性原则，按照DA/T 13中档号编制规则执行。 5.2.5 整理依据 按照DA/T 22中纸质档案整理规定执行；按照GB/T 11821中照片档案整理规定执行；按照DA/T 50 中数码照片档案整理规定执行；按照DA/T 78中录音录像档案整理规定执行；实物档案整理视具体情况 而定。 整理方法 5.3.1 纸质档案整理方法 4 DB15/T 2460—2021 归档文件一般以每份文件为一件。履历表格等图表一套为一件；同一事件的来信和复信为一件；自 传、演讲稿、学术论文、手稿、纪念文稿一般独立成件，如有复制件、修改稿等也可为一件； 签到簿、 日记、著作等簿册书籍一本为一件；事迹报道等报纸刊物一期为一件。 件内文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；不同文字 的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文文本在前，外文文本在后。 件的排序一般按时间结合事由排列。对于事由排列的先后顺序一般按履历简介、个人经历、社会活 动、个人成就等著名人物生平经历的发展顺序进行。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。成 套性的文件材料可集中排列。 档号结构一般为：全宗号-类别号-件号，档号的构成应符合附录A的规定。 档案应以件为单位编制页码，页码应逐页编制，应分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白 位置。文件材料已印制成册并编有页码的、拟编制页码与文件原有页码相同的，可保持原有页码不变。 归档文件应在首页上端空白位置加盖归档章并填写相关内容，归档章项目、格式应符合附录B 的规定。著名人