ICS 01.140.20 CCS A 14 41 河南省 地方 标准 DB41/T 2539—2023 市场主体登记档案管理规范 2023 - 10 - 31发布 2024 - 01 - 29实施 河南省市场监督管理局 发布 DB41/T 2539 —2023 I 目次 前言 ................................ ................................ ................. II 1 范围 ................................ ................................ ............... 1 2 规范性引用文件 ................................ ................................ ..... 1 3 术语和定义 ................................ ................................ ......... 1 4 文件归档 ................................ ................................ ........... 2 5 档案整理 ................................ ................................ ........... 2 6 档案保管 ................................ ................................ ........... 3 7 档案移交 ................................ ................................ ........... 3 8 档案查询 ................................ ................................ ........... 4 附录A（资料性） 市场主体迁移登记调档通知函样式 ................................ ....... 6 附录B（资料性） 市场主体登记档案移交表 ................................ ............... 7 附录C（资料性） 市场主体登记档案查询承诺书和登记表样式 ............................... 8 DB41/T 2539 —2023 II 前言 本文件按照 GB/T 1.1 —2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由河南省市场监督管理局提出并归口。 本文件起草单位：河南省市场监督管理局企业信用中心、河南省工商行政管理学校、河南中靖文博 档案整理有限公司。 本文件主要起草人：韩晓明、赵中林、李静、王栋、张妍、李红瑞、 毕延超、 张其姝、赵文豪、张 靖武、许凯、李兆雨、赵志通。 DB41/T 2539 —2023 1 市场主体登记档案管理规范 1 范围 本文件规定了市场主体登记档案的收集、整理、保管、移交、查询等要求。 本文件适用于市场主体登记档案的管理。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。 其中， 注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。 GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范 DA/T 18 档案著录规则 DA/T 22 归档文件整理规则 DA/T 31 纸质档案数字化规范 DA/T 69 纸质归档文件装订规范 DA/T 85 政务服务事项电子文件归档规范 DA/T 93 电子档案移交接收操作规程 JGJ 25 档案馆建筑设计规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 市场主体 在中华人民共和国境内以营利为目的从事经营活动的 下列自然人、法人及非法人组织： a) 公司、非公司企业法人及其分支机构 。 b) 个人独资企业、合伙企业及其分支机构 。 c) 农民专业合作社 (联合社)及其分支机构 。 d) 个体工商户 。 e) 外国公司分支机构 。 f) 法律、行政法规规定的其他市场主体。 市场主体登记档案 市场主体设立、变更、注（吊）销、年报（年检）、迁移等登记、备案、监管等活动中形成的具有 保存价值的文件。其中，通过市场监 管综合业务管理系统归档保存的市场主体登记电子文件称为市场主 体登记电子档案。 市场主体登记电子文件 DB41/T 2539 —2023 2 市场监管部门在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成的办理、传输和存 储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构和背景组成 。 纸质档案数字化 采用扫描仪等设备对纸质档案进行扫描加工，使其转化为可在网上存储、利用的数字信息，并按照 纸质档案的内在联系，建立目录数据、元数据与数字图像关联关系的处理过程。 迁移 市场主体因住所、经营场所发生变化；或因 市场主体类型发生变化，超越原登记机关地域管辖范围 或级别管辖权限；或者其他原因，需从原登记机关迁至新登记机关的情形。 4 文件归档 归档范围 市场主体登记、变更、备案、注销、歇业、股权出质、证照管理、登记机关监督管理、司法协助执 行等活动中形成的文件 。 归档方式 包括自动归档和上传归档两种方式。自动归档指全程电子化登记方式（线上）产生的材料，包括原 始电子申请材料、登记机关电子审核表单、其他需要归档保存的电 子信息和数据库文件，直接通过市场 监管综合业务管理系统归档的方式； 上传归档指窗口登记方式（线下），申请人线下提交的纸质材料， 经收集整理，将相关数据上传至市场监管综合业务管理系统归档的方式 。 归档时间 登记事项完结后， 5个工作日内完成纸质文件材料的归集整理并在市场监管综合业务管理系统 中完 成纸质档案数字化；线上提交的市场主体登记电子文件材料 2个工作日内自动归档 。 归档要求 4.4.1 归档数据采集应符合国家市场监管总局《市场主体准入退出数据规范》《“多证合一”改革信 息化数据规范》《注销便利化工作数据规范》等数据标准 。 4.4.2 归档数据质量应标准化、规范化，符合国家市场监管总局《市场主体登记数据质量建设实施方 案》及相关数据质量评价标准 。 4.4.3 归档的材料应 及时、完整、准确、系统、规范、安全，同时保证“一户一档”的成套性特点。 4.4.4 归档的材料应准确反映市场主体各项活动的真实情况和历史过程。 4.4.5 归档的材料应层次分明，符合形成规律， 程序手续 完备。 4.4.6 归档的纸质材料应纸质优良、字迹耐久、书写工整清晰。 4.4.7 归档的市场主体登记电子文件应经过真实性、完整性、可用性、安全性检测并确保来源可靠、 程序规范、要素合规。 5 档案整理 档号编制 DB41/T 2539 —2023 3 市场主体登记档案应按市场主体登记注册号或统一社会信用代码编制档号 。 电子档案整理 5.2.1 市场主体登记电子档案整理应符合 GB/T 18894 、DA/T 85、DA/T 93要求。 5.2.2 市场主体登记电子档案应具备完整性和一致性，按“一户一档” “一档多卷”的原则立卷管理， “一户”市场主体 登记电子档案应具备“一档”的数据完整性和“多卷”的数据结构一致性。 5.2.3 市场主体登记电子档案应具备数据结构的规范性， 对于结构化数据， 应包括市场主体基本信息、 案卷基本信息、卷内文件目录、页级别信息、各项编码等；对于非结构化数据，以符合国家档案数字资 源标准规范的形式，建立与元数据之间的关联。 5.2.4 应依据档号等标识符逐级建立文件夹，分门别类、集中有序存储市场主体登记电子档案及其组 件，并在元数据中自动记录市场主体登记电子档案在线存储路径。 纸质档案整理 5.3.1 市场主体登记纸质档案整理应符合 DA/T 18、DA/T 22、DA/T 31、DA/T 69要求。 5.3.2 纸质档案装订前，应按照档案登记、扫描成像、著录标引、图文校核等流程进行纸质档案数字 化。 5.3.3 卷内文件材料按照“企业类型”分类，并按卷内目录顺序排放，同一类文件材料按时间先后顺 序排列。 5.3.4 归档文件应按市场主体自设立登记以来的时间顺序进行排列 。 6 档案保管 档案数字资源安全管理 6.1.1 市场主体登记电子档案安全管理应符合国家信息安全三级等级保护测评要求。 6.1.2 对市场主体登记电子档案及其元数据、市场主体登记电子档案管理系统及其配置数据、日志数 据等，采取异地异质备份措施。 6.1.3 采取有效技术措施，防止数字