ICS03.080.99 CCSA14DB36 江西省地方标准 DB36/T2141—2025 儿童福利机构儿童档案管理规范 Specificationofchildarchivesmanagementforchildwelfareinstitutions 2025-04-10发布 2025-10-01实施 江西省市场监督管理局 发布DB36/T2141-2025 I目  次 前言................................................................................II 1范围.................................................................................1 2规范性引用文件.......................................................................1 3术语和定义...........................................................................1 4基本原则.............................................................................2 5档案管理部门与场所...................................................................2 6档案分类.............................................................................2 7档案收集.............................................................................3 8档案归档.............................................................................5 9档案利用.............................................................................6 10档案移交............................................................................7 11档案统计............................................................................7 12档案信息化..........................................................................7 13监督考核............................................................................7 附录A（资料性）儿童入院相关记录........................................................8 附录B（资料性）儿童在院相关记录.......................................................17 附录C（资料性）儿童离院相关记录.......................................................28 附录D（资料性）盒内文件相关记录.......................................................31 附录E（资料性）备考表.................................................................36DB36/T2141-2025 II前  言 本文件按照GB/T1.1-2020给出的规定起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由江西省民政厅提出。 本文件由江西省民政标准化技术委员会（JX/TC040）归口。 本文件起草单位：南昌市社会福利院、江西省质量和标准化研究院、江西省档案馆。 本文件主要起草人：袁承英、卢宇洁、杨莉、邱娟、刘涛、熊淑华。DB36/T2141-2025 1儿童福利机构儿童档案管理规范 1范围 本文件规定了儿童福利机构儿童档案管理的术语和定义、基本原则、档案管理部门与场所、档案分 类、档案收集、档案归档、档案利用、档案移交、档案统计、档案信息化和监督考核。 本文件适用于儿童福利机构儿童档案管理工作。 2规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。 GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范 DA/T1档案工作基本术语 DA/T13档号编制规则 DA/T31纸质档案数字化规范 DA/T46文书类电子文件元数据方案 DA/T47版式电子文件长期保存格式需求 DA/T50数码照片归档与管理规范 DA/T62录音录像档案数字化规范 DA/T78录音录像档案管理规范 MZ/T167儿童福利机构社会工作服务规范 MZ/T194儿童福利机构标准体系建设指南 DB36/T2087儿童福利机构入院离院管理规范 3术语和定义 DA/T1界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 3.1 儿童福利机构childwelfareinstitution 民政部门设立的，主要收留抚养由民政部门担任监护人的未满18周岁儿童的机构，包括按照事业 单位法人登记的儿童福利院、设有儿童部的社会福利院等。 [来源：MZ/T194-2022，3.1] 3.2 儿童福利机构儿童档案childarchivesforchildwelfareinstitutionDB36/T2141-2025 2儿童福利机构在收留抚养儿童过程中形成的具有保存价值的文字、图表、实物、音像、电子数据等 不同形式和载体的历史记录。 4基本原则 4.1一人一档 应建立并完善儿童档案管理制度，对儿童档案实行一人一档，归档儿童进入机构时、在机构期间、 离开机构时三个阶段形成的有保存价值的材料，形成儿童全生命周期成长档案。同时存在纸质和电子两 种载体形式的，在内容、相关说明及描述上应保持一致。 4.2真实完整 档案应真实、准确地反映事实，图文清晰，不得隐瞒、伪造或篡改档案内容。应保持完整，不得遗 失、破坏或随意删除档案材料。应针对可能发生的突发事件和自然灾害等制定应急预案，限制和克服不 利于档案信息安全和载体安全的因素，保障档案安全。 4.3隐私保护 在收集和使用儿童档案时应履行法律法规规定的儿童个人信息保护义务，尊重儿童的人格尊严，保 护儿童的隐私权和个人信息。 4.4动态管理 定期进行儿童档案的收集、整理、归档，对儿童的有关信息做到随时掌握、及时更新。 4.5利用便捷 应按照一定的顺序进行分类、整理和存放档案，便于检索和利用。应严格执行保密制度，调阅、复 印儿童档案时应做好记录。 5档案管理部门与场所 5.1应设置专门的儿童档案管理部门，集中管理儿童档案，并定期对本机构涉及儿童的相关业务部门 档案工作进行业务指导、监督检查及归档管理。 5.2应配备专（兼）职档案管理人员，定期开展档案管理业务培训。档案管理人员应具备档案管理专 业技术的基本知识和能力，其职责应包括但不限于以下内容： a)档案的接收、整理、数字化、保管、保密、利用、统计、移交等； b)定期对库存档案进行清点和安全检查，处置化解风险。 5.3应设置儿童档案专用工作用房，配置必要的设施设备，电子档案备份载体需存放于防磁柜，并定 期对设备进行保养和维护。 5.4档案存放场所应保持清洁卫生，温度14℃～24℃，相对湿度45％～60％，具备防火、防盗、防高 温、防潮、防尘、防光、防磁、防有害生物、防有害气体等保管条件。 6档案分类 应依据儿童进入机构时的儿童类别将档案分成五类，用A、B、C、D、E作为类别代码：DB36/T2141-2025 3——A类：无法查明父母或者其他监护人的儿童； ——B类：父母死亡或者宣告失踪且没有其他依法具有监护资格的人的儿童； ——C类：父母没有监护能力且没有其他依法具有监护资格的人的儿童； ——D类：人民法院指定由民政部门担任监护人的儿童； ——E类：其他儿童，含法律规定应当由民政部门担任监护人的其他儿童、需要集中供养的未满18 周岁的特困人员、未成年人救助保护机构或县（市、区）民政部门委托代养的儿童、解除收养 等儿童。 7档案收集 7.1进入机构时 7.1.1共性材料 儿童进入机构时，应归档保存包括但不限于： a)《儿童入院登记审批表》包含姓名、性别、出生日期、照片、健康状况及民政部门审批意见（参 见附录A.1、A.2）； b)儿童健康信息记录，包含《儿童入院健康检查表》（参见附录A.3）、门诊病历、出院记录等； c)适龄儿童心理健康类评估材料。 7.1.2个性材料 7.1.2.1A类儿童应归档保存包括但不限于： a)由公安机关移送的被遗弃儿童，应归档保存：公安机关出具的经相关程序确认查找不到父母或 其他监护