ICS03.160 CCSA00DB3212 泰州市地方标准 DB3212/T1155—2024 机关办公区社会化服务管理规范 Managementnormsforsocializedservicesingovernmentofficeareas 2024-01-30发布 2024-02-29实施 泰州市市场监督管理局发布DB3212/T1155—2024 I前言 本文件按照GB/T1.1-2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 本文件由泰州市机关事务管理局提出并归口。 本文件起草单位：泰州市机关事务管理局、泰州市市级机关后勤管理中心、泰州市新时代物业服 务有限公司。 本文件主要起草人：陈兵、王健、吴朝阳、王隼、李高帆、陈吉。DB3212/T1155—2024 1机关办公区社会化服务管理规范 1范围 本文件规定了泰州市行政区域内机关办公区社会化服务管理基本要求、管理服务、评价与改进等。 本文件适用于泰州市行政区域内各级党政机关办公区社会化服务活动。 2规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。 GB5768.1道路交通标志和标线第1部分:总则 GB13495.1消防安全标志第1部分:标志 GB25201建筑消防设施的维护管理 GB50222建筑内部装修设计防火规范 GB50365空调通风系统运行管理规程 DB3212/T1120党政机关会议服务规范 江苏省城市园林绿化养护管理规范及分级标准 3术语与定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 机关办公区officearea 党政机关、事业单位用于办公和开展业务、技术工作的场所，包括办公室、服务用房、设备用房和 附属用房等。 3.2 社会化服务机构socialserviceinstitutions 依据服务合同约定，向机关办公区派驻提供具体管理行为和服务活动的服务机构。 3.3 社会化服务socializedservices 受单位委托，按照服务合同约定，管理区域内的建筑物、构筑物及配套的设施设备和相关场地，进 行日常维修、养护、管理，维护相关区域内的环境卫生和相关秩序等综合性服务的活动。 4基本要求 4.1社会化服务机构 4.1.1社会化服务机构应符合如下要求： ——应具有独立的法人资格； ——应有相对集中、规模合理的办公用房； ——应配备有职业资格的管理服务人员和满足服务需要的设施设备； ——应有办公楼宇的物业管理经验； ——应建立完善的规章制度，包括但不限于服务方案、岗位职责、工作流程、服务规范、内控管 理制度、安全应急预案等。 4.1.2有特定要求的服务，应委托有资质的专业服务机构提供。特定要求应包括但不限于：DB3212/T1155—2024 2——电梯日常维修保养； ——消防设施维护保养； ——化粪池清掏； ——外墙高空清洗； ——二次供水。 4.2服务人员 4.2.1服务人员应包括管理人员、保洁人员、会议服务人员、安保人员、维修维护人员等。 4.2.2专业岗位的服务人员，应取得相应专业技术证书或职业技能资格证书，并具有不低于2年的从 业经历。 4.2.3服务人员应符合如下要求： ——符合法定劳动年龄，身体健康，无违法犯罪记录，遵纪守法，具备良好的职业道德； ——接受思想政治、法律法规、安全保密、服务意识、专业技能等教育培训合格； ——熟悉机关办公区的基本情况，能正确使用相关专用设备； ——规范服务，语言文明，仪容仪表整洁，服务主动热情，具备良好的沟通及表达能力。 4.3档案管理 4.3.1服务机构应建立档案管理制度，准确、系统、及时对文件资料和服务记录进行收集、分类、归 档保存。 4.3.2档案内容应包括但不限于下列内容： ——承接查验、设备设施技术资料等基础档案； ——日常运行、维修、服务、投诉处理等记录档案 4.3.3服务机构应严格遵守档案资料的保密要求，未经许可，不得将资料内容转作其他用途。 4.3.4服务机构应及时更新维护档案数据，根据使用需求及保管期限，进行相应的管理。 4.4保密要求 4.4.1服务机构应严格遵守保密规定相关要求。 4.4.2服务机构应定期对服务人员进行保密教育和培训，强化服务人员保密意识。 4.4.3管理单位、服务机构、服务人员需三方签订保密协议，遵守协议规定，防止泄密事件的发生。 5秩序维护 5.1基本要求 5.1.1服务机构应根据值守岗位的实际需要，配备相应的安保人员。 5.1.2安保人员应熟练掌握交通、消防等业务技能，服从工作分配与岗位调度，接受24小时轮班工作 制，当值人员应至少提前10分钟到达工作岗位，做好交接事宜。 5.1.3应配置秩序维护所需的防范装备及器械，并保持有效运用。 5.1.4重点部位、敏感区域等要害岗位，应加强重点防范，发现异常应及时报告与请示。 5.2门岗管理 5.2.1单位主出入口应实行24小时值班制，对人、车、物、事进行动态管理，并做好相应的记录。 5.2.2安保人员应密切关注岗位及周边安全动态，发现异常或可疑情况，及时做好处置。 5.2.3非正常工作时间段，应采取必要的措施，保持安全有序。 5.2.4安保人员接待来访人员，解答问询时，应做好办事引导，有异常情况及时报告，协助处置。 5.3巡逻管理 5.3.1服务机构应制定巡逻方案，明确职责，做到巡视检查无死角、无盲区、无断层。 5.3.2安保人员宜携带必要的防护装备及检查器具，采取看、听、闻、触、问等多种方式，掌握巡逻 区域内的安全信息，并做好相应记录。DB3212/T1155—2024 35.3.3巡逻过程中，发现异常情况，安保人员应进行跟踪处理，及时汇报，维护办公区秩序，尽快恢 复常态。 5.3.4巡逻人员接到突发紧急求助信息，应在第一时间赶赴现场，积极应对，妥善处置。 5.3.5服务机构应定期梳理巡逻记录与采集的信息，有效保存备查。 5.4监控管理 5.4.1监控设备应保持24小时有序运行，并有相应值班记录；敏感区域等重点监控部位，应配备不间 断电源或自发电装备，确保设备处于有效工作状态。 5.4.2办公区设有专用监控室的，服务机构应配备专人值班，严控进出人员，做好信息保密，监控室 应保持值班电话及对讲机等通讯装备有效畅通。 5.4.3值班人员应熟悉管理单位的区域地理位置及摄像头分布情况，了解设备运行状态，出现问题及 时准确指明地点部位，并能应对处置。 5.4.4值班人员应熟悉消防自动报警灭火系统、楼宇自控系统、监控系统的维护、保养等管理工作， 确保有关设备的良好运行。 5.4.5值班人员应严格遵守机房管理及操作规程，须调用监控信息时，应严格履行审批手续，未经授 权或确认，不得随意调阅、拷贝、拍摄、录制，或者采用其他途径，泄露或扩散监控信息。 5.4.6监控记录应保持完整，留存备查不少于30天；被列入重点目标管理单位的，保存期限应不少于 60天。 5.5物件出入管理 5.5.1报刊邮函 5.5.1.1服务机构应根据岗位需要配备相应报刊分发员、邮政服务员，并做好岗位技能培训。 5.5.1.2签收报刊、邮件时，服务人员应对邮件数量、完好程度、客户信息等进行核对，无误后在邮 局送单上签收，将邮件种类、客户信息等在邮件登记簿上登记，并按邮件、报刊种类、数量提示牌分发 报刊到各部门。各部门文件交换员核对邮件无误后，在邮件登记簿上签收。 5.5.1.3报刊、信函的分发应及时、准确；机要、挂号信、特快、包裹、汇款单等特殊邮件须登记并 专人签收；无法分发的邮件、报刊应及时汇报，按要求处理。 5.5.1.4收寄信函、包裹、特快、汇兑、代收费等服务应及时周到，登记录入快速高效，收取钱款无 差错。 5.5.2其他物品 5.5.2.1快递及其他邮政包裹，未经使用人允许，原则上不予进入办公区。 5.5.2.2大宗件物品进出实行“严进严出”的管理原则，进入时，应及时联系确认，出行时，应凭条 且落有相关单位签章放行，保持进出物件信息准确。 5.5.2.3服务人员发现有携带危险或可疑物品进入时，应予劝阻进入，并及时汇报。 5.5.2.4有条件的可提供临时性物品寄存服务。 5.6车辆停放管理 5.6.1场地管理 5.6.1.1地面停车场或地下车库应设置行车指示标识，规定行驶路线，指定停放区域，指示标识符合 GB5768.1规定。 5.6.1.2服务机构应配备车辆停放专职维护人员，明确场地责任范围，定期维护场地相关设施设备， 保持完好有序，智能高效。 5.6.1.3停车场地不应堆积、存放易燃易爆等危险品以及其他杂物。 5.6.2机动车停放 5.6.2.1服务人员应做好停车引导，保持车辆有序停放，施工及载货等外来车辆，服务人员应核实身 份，并做好引导，车辆不应占用消防通道。 5.6.2.2服务机构应定期梳理车辆信息与数据，配合办理车辆通行证。DB3212/T1155—2024 45.6.2.3发生交通事故，服务人员应应及时疏导，配合调查取证。 5.6.2.4设置充电桩的停车区域，服务机构应制定相应管理规定，定期对配套充电设施设备进行检查。 5.6.2.5服务人员应做好场地及车辆的动静态管理，发现异常情况应及时汇报。 5.6.3非机动车停放 5.6.3.1服务人员应加强对自行车、电动车、电动助力单车等非机动车的引导管控，停放于专用停放 区域。 5.6.3.2非机动车应规范充电，充电设施应配有防漏电保护装置，以及相应的报警装置和消防设备。 6消防管理 6.1.1服务机构应建立消防安全管理组织架构、消防安全制度、消防