ICS 01.140.20 CCS A 14 盐城市 地方标准 DB3209/T 1268—2024 红色档案数据著录规范 Specification for data description of red archives 2024-01-19发布 2024-04-19实施 DB 3209 盐 城 市 市 场 监 督 管 理 局发布 DB3209/T 1268 —2024 I 前言 本文件按照 GB/T 1.1 —2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 本文件由新四军纪念馆提出。 本文件由盐城市市场监督管理局归口。 本文件起草单位：新四军纪念馆、南京农业大学信息管理学院、同方知网数字出版技术股份有限公 司、山西同方知网数字出版技术有限公司、北京中科标准科技集团有限公司、南京数字经济科技学会。 本文件主要起草人：仇金标、潘麟之、王然、梁雯雯、王金鑫、袁志颖、于雪哲、何琳、曹新九、 王志民、姚国章、李晓慧、陈桂莲、成鑫、郝振国、 王宏昭、 王鑫、李慈女、罗贤娟、曾小凡。 DB3209/T 1268 —2024 1 红色档案数据著录规范 1 范围 本文件界定了红色档案数据著录的术语和定义，确立了总则，规定了著录项目、著录符号、著录用 文字、标识项 著录细则、背景项著录细则、内容与结构项著录细则、查阅与利用控制项著录细则、相关 资料信息项著录细则、附注项著录细则、著录控制项著录细则、著录示例及工作程序。 本文件适用于各级各类红色档案馆（室）、红色文化纪念馆对所藏各种类型的红色档案的著录。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。 其中， 注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。 GB/T 4880 （所有部分） 语种名称代码 GB/T 15418 档案分类标引规则 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 红色档案 red archives 中国共产党领导下，新民主主义革命时期、社会主义革命和建设时期、改革开放和社会主义现代化 建设新时期、中国特色社会主义新时代形成的，具有保存价值的文字、图表、音像及其他各种方式和载 体的历史记录。 3.2 著录 description 为检索和管理馆藏资料资源，对红色档案内容、结构、背景或管理活动进行分析、选择、组织和记 录的过程。 [来源：DA/T 18—2022，3.1] 3.3 著录层级 description level 著录单元所处的层次位置（著录层级包括卷宗级、大件级、小件级，每一层级均有相应编号，层级 顺序编写为卷宗号 -大件号-小件号）。 [来源：DA/T 18—2022，3.1，有修改 ] 3.4 著录单元 unit of description DB3209/T 1268 —2024 2 作为基本著录单位的一件文物、 一份文件、 一个文件集合、 一张图片、 一本图书、 一部音频或视频。 [来源：DA/T 18—2022，3.2] 3.5 著录项目 element of description 揭示档案内容、结构、背景或管理活动的 记录事项。 [来源：DA/T 18—2022，3.5] 3.6 著录条目 entry of description 一个著录单元所有著录项目的组合。 注： 手工著录环境下，著录条目的形式为著录卡片；计算机环境下，著录条目的形式为一条数据记录。著录单元所 处的层次位置。 [来源：DA/T 18—2022，3.6] 4 总则 4.1 层级性 根据档案整理结果，从卷宗级到小件级分级著录档案信息，以反映部分与整体的层次结构。 4.2 一致性 应在著录原则、著录内容、著录格式等方面保持基本一致，确保著录信息具有通用性，以提高不同 机构中档案信息资源的互用性。在著录过程中，每个著录项目都遵循统一的规定，以保证著录信息规范 统一。 4.3 完整性 尽可能全面地设置著录项目，多角度、全方位记录档案的相关信息，确保档案的内容、结构、背景 和元数据等信息无缺损。 4.4 实用性 著录项目充分考虑档案使用者的检索习惯和规律， 确保著录的内容信息及其表现形式符合使用要求， 便于档案使用者检索和利用；著录内容务求直观，方便档案使用者识别和理解。 4.5 动态性 著录项目的内容发生变化时，应重新著 录。根据实际需要，保留原著录内容或重新赋值。例如，著 录单元的分级赋值发生变化时，则文件号需要重新赋值；著录单元的密级发生变更时，密级项在保留原 著录内容的基础上，补充变更情况。 5 著录项目 5.1 本文件将著录信息组织为以下 7个大项： a) 标识项：用于确认著录单元唯一性的具体特征的信息； b) 背景项：著录单元来源和保管情况的信息； DB3209/T 1268 —2024 3 c) 内容与结构项：著录单元的主题内容和组织信息； d) 查阅与利用控制项：著录单元可利用情况的信息； e) 相关档案材料项：与著录单元有重要关系的相关档案材料的信息； f) 著录控制项：档案著录条目的编制方式、编制时间以 及编制人员方面的信息； g) 附注项：特殊信息和不适用于其他各项著录的信息。 5.2 每一个大项下包括若干个著录小项。对于一条著录条目而言，有些著录项目为必选，有些著录项 目为可选，应依据实际情况分析使用。 5.3 不同著录层级对应的著录项目应符合表 1的规定。红色档案著录项目分为标识、背景、内容与结 构、查阅与利用控制、相关资料信息、附注、著录控制 7个大项， 43个小项。表 1规定了著录项及其 约束性。 6 著录符号 著录内容标识符号如下： a) “□”用于代替一个残缺或模糊不清的文字，三个□表示多个残缺的文字； b) “-”用于连接档号、数字图像号的各层级。 表1 著录项目清单 序号 著录项目 约束性 字段类型 字段长度 1 标识 组织机构代码 必著 字符型 20 2 档案号 必著 字符型 20 3 档案类型 必著 字符型 40 4 文种 有则必著 字符型 10 5 文物类别 有则必著 字符型 40 6 文件题名 必著 字符型 255 7 文件编号 有则必著 字符型 30 8 背景 责任者 有则必著 字符型 100 9 来源方式 有则必著 字符型 20 10 来源单位或个人 有则必著 字符型 100 11 日期 有则必著 字符型 50 12 制作工艺 有则必著 字符型 50 13 藏品级别 有则必著 字符型 10 14 内容与结 构 语言 有则必著 字符型 50 15 人名 有则必著 字符型 255 16 会议 有则必著 字符型 60 17 稿本 有则必著 字符型 10 18 附件 有则必著 字符型 120 19 文件路径 有则必著 字符型 255 20 保管期限 有则必著 字符型 20 21 页数 有则必著 字符型 4 22 载体形态 有则必著 字符型 30 23 计算机文件格式 有则必著 字符型 10 24 计算机文件大小 有则必著 字符型 10 25 生成方式 有则必著 字符型 10 26 销毁情况 有则必著 字符型 60 28 查阅与利 用控制 密级 有则必著 字符型 30 29 公开属性 有则必著 字符型 20 30 总登记号 必著 字符型 30 31 主题词或关键词 有则必著 字符型 100 32 分类号 有则必著 字符型 30 33 微缩号 有则必著 字符型 30 DB3209/T 1268 —2024 4 序号 著录项目 约束性 字段类型 字段长度 34 出版物名称 有则必著 字符型 60 35 出版单位 有则必著 字符型 100 36 出版物编号 有则必著 字符型 60 37 收藏单位 有则必著 字符型 100 38 存储位置 有则必著 字符型 100 39 相关资料 信息 原件存放位置 有则必著 字符型 100 40 复制件存放位置 有则必著 字符型 100 41 附注 附注 有则必著 字符型 255 42 著录控制 著录人员 必著 字符型 100 43 著录日期 必著 字符型 20 7 著录用文字 7.1 著录汉文档案时，应使用规范的简化汉字。档案人名、地名中的文字在由繁化简过程中产生歧义 时可照录原文字。 7.2 著录少数民族文字（外文）档案时，依照少数民族文字（外文）书写规则著录，亦可根据实际需 要翻译成汉文著录。 7.3 应使用阿拉伯数字著录档案中的公元纪年时间、载体形态、档案馆代码、分类号、图像号、附注 项中的数字。 8 标识项著录细则 8.1 档案馆代码 档案馆代码是国家档案主管部门为每个档案馆赋予的唯一代码，应照实著录档案馆代码。 示例：442002。 8.2 文件号 本文件中的每份资料名称用唯一编码进行标识，每个编码有对应