盐城市 地方标准 DB3209/T 1266—2024 红色档案数据采集规范 Specification for data collection of red archives 2024-01-19发布 2024-04-19实施 盐城市市场监督管理局 发布 ICS 01.140.20 CCS A 14 DB 3209DB3209/T 1266 —2024 I 前言 本文件按照 GB/T 1.1 —2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 本文件由新四军纪念馆提出。 本文件由盐城市市场监督管理局归口。 本文件起草单位：新四军纪念馆、南京农业大学信息管理学院、同方知网数字出版技术股份有限公 司、山西同方知网数字出版技术有限公司、北京中科标准科技集团有限公司、南京数字经济科技学会。 本文件主要起草人：仇金标、潘麟之、王然、梁雯雯、王金鑫、袁志颖、于雪哲、何琳、曹新九、 王志民、姚国章、李晓慧、陈桂莲、成鑫、郝振国、王宏昭、王鑫、李慈女、罗贤娟、曾小凡。 DB3209/T 1266 —2024 1 红色档案数据采集规范 1 范围 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。 其中， 注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。 GB/T 2887 计算机场地通用规范 GB/T 12628 硬磁盘驱动器通用规范 GB/T 20530 文献档案资料数字化工作导则 GB/T 26163.1 信息与文献 文件管理过程文件元数据 第1部分：原则 GB/T 26225 信息技术移动存储闪存盘通用规范 DA/T 15 磁性载体档案管理与保护规范 DA/T 18 档案著录规则 DA/T 38 档案级可录类光盘 CD-R、DVD-R、DVD+R 技术要求和应用规范 DA/T 56 档案信息系统运行维护规范 ISO/TR 1302 8 信息与文献档案数字化实施指南（ Information and Documentation — Implementation guidelines for digitization of records ） 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 红色档案 red archives 中国共产党领导下，新民主主义革命时期、社会主义革命和建设时期、改革开放和社会主义现代化 建设新时期、中国特色社会主义新时代形成的，具有保存价值的文字、图表、音像及其他各种方式和载 体的历史记录。 3.2 数字化工作 digitize processing 按科学的方法分门别类地以电子格式加工、处理、存储文献档案资料，并能对这些信息资料进行高 效的插入、删除、修改、检索、提供访问接口和信息保护等操作的过程。 [来源：GB/T 20530 —2006，3.5] 3.3 红色档案数字化 digitization of revolutionary archives 采用扫描仪、数码相机等数码设备对红色档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光 盘、硬盘等载体上的数字图像，并按照红色档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系 的处 理过程。 [来源：DA/T 31—2017，3.3，有修改 ] DB3209/T 1266 —2024 2 3.4 档案整理 archives arrangement 按照一定的原则，对档案实体进行鉴定、审核、分类、组合、排列、编号、编目、装订、装盒，使 之有序化的过程。 [来源：DA/T 68.4 —2022，3.1] 3.5 分辨率 resolution 单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数（ dpi）表示。 [来源：DA/T 31—2017，3.4] 4 总则 4.1 宜利用数据库、数据压缩、高速扫描等技术，将红色档案原件经过数字化处理后，生成数字备份 件， 以机读形式存储， 系统将存储数据组织成具有有序结构的 “红色档案数据库” ， 实现信息资源共享。 4.2 应根据红色档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素统筹规 划、科学开展红色档案数字化工作。红色档案数字化工作的开展应符合 ISO/TR 13028 和GB/T 20530 的要求。 4.3 红色档案数字化应遵循档案管理的客观规律，真实反映档案内容，最大程度地展现档案原貌。 4.4 应加强对红色档案数字化各环节的安全管理，确保红色 档案实体和档案信息的安全。各环节操作 不宜破坏红色档案实体，应最大程度地维持红色档案的原貌。 4.5 红色档案数字化成果包括扫描产生的红色档案数字副本、存储档案目录数据及数字化过程中捕获 的必要元数据的数据库、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。档案目录数据、元数据与红色档 案数字副本之间应建立正确、可靠的关联。 4.6 应采取有效的管理和技术手段，确保红色档案数字化成果质量。 4.7 加工涉密档案时，应按照涉密档案相关的管理和技术要求开展工作。 5 工作组织 5.1 机构及人员配备 5.1.1 应建立完善的红色档案数字化工作组织架构，以支持对红色档案数字 化工作进行统筹规划、组 织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等，确保红色档案数字化工作的顺利开 展。 5.1.2 应配备具备相应素质和技术水平的工作人员，并通过科学规范的管理制度对工作人员进行规范 化管理。应加强对外聘工作人员的审核以强化红色档案数字化工作的安全性。 5.1.3 除档案部门整理工作小组人员及承包方档案整理服务项目组的人员外，进入整理场所的人员均 应进行登记。整理场所的人员进出登记表见附录 A。 5.2 基础设施配备 5.2.1 应配备专用加工场地，加工场地的选择及场地的温度、湿度等环境的控制应有利于档案实体的 保护。 5.2.2 场地应合 理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查 等工作区域。 DB3209/T 1266 —2024 3 5.2.3 场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理系 统。 5.2.4 应合理规划、配备和管理红色档案数字化设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满足红色 档案数字化工作的需要。 5.3 工作方案制定 5.3.1 应在充分调研的基础上，制定科学合理的工作方案，以达到预期的目标。 5.3.2 红色档案数字化工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方 法和主要技术指标、验收依据、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。 数字化对象的确定应综合 考虑红色档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素。 5.3.3 宜对红色档案数字化工作方案进行专家论证，确保其科学、规范、合理。 5.3.4 应红色档案数字化工作开始前，先制定相应的工作方案并对方案进行审批，审批通过后开展红 色档案数字化工作。工作方案审批结果应与数字化工作过程中形成的其他文件一并保存。 5.4 管理制度建设 5.4.1 应制定科学化、规范化的管理制度，并按管理制度的要求开展数字化工作，以使红色档案数字 化工作质量和档案安全得以有效保障。 5.4.2 红色档案数字化管理制度应涵盖岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理等方面的内容，其 中： a) 岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位的目标和职责，形成明确的岗位业务流程规范、考 核标准、奖惩办法等； b) 人员管理制度主要对人员的安全保密、日常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人员来 访登记等进行规范； c) 场地管理制度主要对工作场地内基础设施及环境、网络、监控设施、现场物品及证件等的管 理进行规范； d) 设备管理制度主要对数字化工作各环节涉及的全部设备的管理进行规范，确保设备安全、科 学、高效运行。 5.5 工作流程控制 5.5.1 红色档案 数字化包括 确定数字化对象、制定总体方案、档案出库、 数字化前处理、建立数据库、 档案扫描、图像处理、档案入库、数字化成果验收等环节。 5.5.2 应依据相关的法律法规和各类技术标准，制定相关的工作流程和各环节操作规范等，对数字化 全过程进行有效控制，确保数字化成果质量。 5.5.3 应加强对红色档案数字化工作的全流程安全管理，及时对档案扫描、图像处理等各个环节产生 的数据进行备份。 5.5.4 应建立完善的问题反馈机制，对红色档案数字化工作过程中后端环节发现前端环节中产生的问 题进行及时反馈和修正。 及时获取数字化成果后续管理和利用过程中的效果反馈， 提高数字化工作 质量。 5.6 工作文件管理 5.6.1 应针对数字化全过程，建立完善的工作文件管理机制，以加强对数字化工作的管理。 5.6.2 红色档案数字化工作文件主要包括数字化工作方案、档案原件数字化审批书、档案出入库交接 单、红色档案数字化流程单、质量检查情况登记单、数据验收单、项目鉴定验收报告、数字化成果移交 清单等， 委托外部机构进行数字化工作时， 还应包