ICS03.160 CCSA00 2024-12-25发布 2024-12-31实施 苏州市市场监督管理局发布DB3205 行政审批电子案卷制作与管理规范 Specificationforproductionandmanagementofadministrative approvalelectronicarchive苏州市地方标准 DB3205/T1166—2024DB3205/T1166—2024 I目次 前言..................................................................................II 1范围................................................................................1 2规范性引用文件......................................................................1 3术语和定义..........................................................................1 4总体要求............................................................................1 5电子案卷制作........................................................................2 5.1制作主体......................................................................2 5.2制作流程......................................................................2 5.3案卷要求......................................................................3 6电子案卷管理........................................................................4 6.1数据存储......................................................................4 6.2数据交换......................................................................5 6.3保管要求......................................................................5 6.4案卷应用......................................................................5 7系统功能要求........................................................................5 附录A（规范性）行政许可电子文件要素..................................................6 附录B（资料性）行政许可电子文件参考样式.............................................14 参考文献..............................................................................41DB3205/T1166—2024 II前言 本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规 定起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由苏州市数据局提出、归口并组织实施。 本文件起草单位：苏州市数据局、苏州市司法局、苏州市质量和标准化院。 本文件主要起草人：许晓燕，王琛，张梦婕，俞悦，潘凯锋，谭芙蓉，李辰，沈燕秋。DB3205/T1166—2024 1行政审批电子案卷制作与管理规范 1范围 本文件规定了行政审批电子案卷的总体要求、电子案卷制作、电子案卷管理和系统功能要求等内容。 本文件适用于行政机关在全程网办行政审批中依法必须归档的电子案卷的制作与管理工作。 2规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。 GB/T9704—2012党政机关公文格式 GB/T31913文书类电子文件形成办理系统通用功能要求 GB/T39047—2020政务服务平台基本功能规范 GB/T42727—2023政务服务事项电子文件归档规范 DA/T13—2022档号编制规则 DB32/T4181—2021行政执法案卷制作及评查规范 DB32/T4837—2024政务服务全程网办电子文件单套归档规范 3术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 行政审批administrativeapproval 行政机关（包括具有行政审批权的其他组织）依据法律法规及相关要求为自然人、法人或者其他组 织实施办理行政许可、行政确认、行政备案等依申请行政权力事项的行为。 3.2 电子文件electronicdocument 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办 理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。 [来源：GB/T42727—2023，3.3] 3.3 电子案卷electronicarchive 在行政审批办理过程中，依托现代信息技术将电子文件立卷保存，形成具有特定格式的电子数据。 4总体要求DB3205/T1166—2024 24.1应建立行政审批信息化系统，实现行政审批全流程线上办理，电子案卷随案生成，实现全面电子 化。 4.2应按照在线政务服务和电子档案管理要求进行电子案卷制作，确保电子文件合法合规、要素齐全。 4.3应加强电子案卷的安全保密管理，防止涉密或不开放的电子案卷信息泄露。非档案人员查阅案卷， 应当办理批准手续，并严格控制接触范围。 5电子案卷制作 5.1制作主体 行政机关中行使行政审批权的业务部门，负责制作电子案卷。 5.2制作流程 5.2.1概述 电子案卷制作流程包括业务办理、收集整理、清点立卷和归档移交。 5.2.2业务办理 5.2.2.1行政机关对申请人提出的行政许可申请，应根据下列情况分别作出处理： ——对申请人通过行政审批信息化系统提交的行政审批申请事项应在法定或承诺期限内受理； ——行政审批申请事项属于职权范围内，且申请材料齐全、符合法定形式的，应出具相应的申请受 理通知书； ——对申请材料不齐全或不符合法定形式的，应一次性告知需要补正的全部内容和补正期限，并出 具相应的补正材料告知书； ——对行政审批申请事项不在职权范围内，或申请人不需要取得行政审批的，或补正后材料仍不齐 全或不符合法定形式的，应不予受理，并出具相应的不予受理决定书。 5.2.2.2根据法定条件和程序，行政审批申请事项涉及的所有电子文件应在法定或承诺期限内审查， 并出具合理的审查意见。 5.2.2.3经审查符合条件的，应做出准予的决定，并制作许可证书、合格证书、证明文件、其他行政 许可证件等。如不符合条件，应依法告知办理结果。 5.2.2.4办理结果按照法定要求以直接送达、邮寄送达、公告送达、电子送达等方式送达。 5.2.3收集整理 5.2.3.1电子文件的收集与整理应符合GB/T42727—2023中6.2、6.3的相关规定，检查录音、视频、 快递物流信息等电子文件是否上传，保证电子文件收集齐全、完整、清晰。 5.2.3.2电子文件的收集内容应满足归档范围要求。 5.2.3.3电子文件的排列顺序应符合DB32/T4181—2021中4.3.1的相关规定。 5.2.3.4排列后的电子文件应按照GB/T42727—2023中第7章的规定进行编码、编号等处理。 5.2.4清点立卷 5.2.4.1收集整理后的电子文件应按照DB32/T4837—2024中6.2.4的相关规定进行清点，确保电子 文件的类别、保管期限、数量等信息正确。 5.2.4.2电子文件如有缺损、修改、补充、部分灭失等情况的，应予以修正并重新整理，修正情况应 记录在备考表中。