哈尔滨市档案管理条例 （2003年4月22日哈尔滨市第十二届人民代表大会常务 委员会第二次会议通过 2003年6月20日黑龙江省第十届人 民代表大会常务委员会第三次会议批准 根据 2018年11月2 日哈尔滨市第十五届人民代表大会常务委员会第十七次会议通 过、2018年12月27日黑龙江省第十三届人民代表大会常务 委员会第八次会议批准的 《关于修改 〈哈尔滨市城市道路管理条 例〉等十部地方性法规的决定》修正） 第一条 为了加强对档案的管理，有效地保护和利用档案， 促进档案事业的发展，根据 《中华人民共和国档案法》 、 《中华人 民共和国档案法实施办法》和《黑龙江省档案管理条例》等有关 法律、法规，结合我市实际，制定本条例。 第二条 本市行政区域内的机关、 团体、 企业事业单位、 其他 组织和个人，均应当遵守本条例。 第三条 本条例所称档案，是指过去和现在的国家机构、社 会组织以及个人从事政治、 军事、 经济、 科学、 技术、 文化、 宗教等 活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、 图表、 声 1像等不同形式的历史记录。 第四条 本条例由市档案行政管理部门负责组织实施。 区、 县（市）档案行政管理部门按照职责分工，负责档案的 管理工作。 计划、 财政、 人事等有关行政管理部门应当依据各自的职责 ， 配合做好档案的管理工作。 第五条 鼓励单位和个人向市或者区、县（市）综合档案馆 和专业档案馆捐赠其所有的档案。 捐赠重要或者珍贵档案的，市或者区、 县（市）人民政府、 档案行政管理部门或者接受捐赠的单位予以奖励。 第六条 档案管理实行登记制度。 机关、 团体、 企业事业单位和其他组织应当在接到档案行政 管理部门档案登记的书面通知之日起三十日内，办理登记手续。 登记事项发生变化应当在变化之日起十五日内，向原登记 部门办理变更或者撤销登记手续。 第七条 机关、团体、企业事业单位和其他组织在职务活动 中形成的应当归档的材料，由本单位的文书或者业务机构工作 人员收集、 整理，按照规定时限移交本单位的档案工作机构或者 档案工作人员集中管理。 第八条 有下列情况之一的，档案行政管理部门应当协助有 关单位做好档案材料的收集、整理和归档工作： 2（一）行政区划的变动； （二）重要单位的建立、变更或者撤销； （三）列入市或者区、 县（市）的重点建设工程、 重大科学 技术研究、重要技术改造和重要设备更新项 目的立项； （四）举办或者 承办具有重大 影响的活动； （五）本 系统或者辖区内发生的重大事 件； （六）其他应当通 报的事项。 第九条 市或者区、县（市）人民政府 确定的重点建设工程 、 重大科学技术研究、 重要技术改造和重要设备更新等项 目的档案， 应当由档案行政管理部门和项 目单位主管部门进行 验收。 对档案 验收中发现的 问题，项目单位应当在工程 验收前予 以解决。 第十条 机关、团体和其他组织机构撤销、合 并，应当在档 案行政管理部门 监督指导下处置档案， 并按照国家和省的有关 规定向综合档案馆移交档案，不 得随意截留、转移或者销 毁。 第十一条 国有企业事业单位形成的档案归国家所有。 国有企业事业单位发生 产权变动时，应当在同 级国有资产 管理部门和档案行政管理部门的 监督指导下，对其档案进行 清 理、处置。 第十二条 国有企业事业单位 终止，其单位档案应当向同 级 综合档案馆移交，人事档案应当移交 给人力资源和社会保 障部 3门保管。 第十三条 区、县（市）综合档案馆、专业档案馆，应当在 每年一季度向市综合档案馆 报送档案目录。 企业事业单位档案馆 及其他档案机构，应当 每三年向市或者区、 县（市）综合档案馆 报送档案目录。 区、 县（市）综合档案馆、 专业档案馆和企业事业单位档案 馆及其他档案机构，应当按照规定向档案行政管理部门 报送档 案统计报表。 第十四条 机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照 下列规定移交档案： （一）列入市综合档案馆接收 范围的档案，自形成之日起 满二十年 即向市综合档案馆移交； （二）列入区、 县（市）综合档案馆接收 范围的档案，自形 成之日起 满十年即向区、县（市）综合档案馆移交； （三）列入专业档案馆接收 范围的档案，按照国家有关档 案接收年限规定向专业档案馆移交； （四）列为 永久保管的有关单位业务档案，自形成之日起 满三十年向综合档案馆移交，国家 另有规定的 除外。 上述列入档案馆接收 范围的档案，由档案行政管理部门定 期公布。 第十五条 向综合档案馆移交 相关材料和 物品，应当遵守下 4列规定： （一） 公开出版的期刊、报纸、 各种政 策法规汇编、 文集、 史 志、年鉴等资料出版后一年内移交 两套； （二） 授予和赠予市或者区、 县（市）人民政府的奖 状、荣 誉证书等有 纪念意义和凭证性实物十年内移交。 第十六条 各级各类档案馆和各单位档案机构应当配 置适宜 档案安全保存的专门 库房和必要设施， 防止档案破损、褪变、霉 变或者 散失。 第十七条 不具备保管条 件，可能影响档案安全的，档案行 政管理部门 可以采取下列措施： （一） 属于国家所有 并已列入档案馆收集 范围的档案，由 有关档案馆 提前接收入馆； 未列入档案馆收集 范围的档案，由 有关档案馆代为保管； （二） 属于集体和个人所有 并对国家和社会 具有保存价值 或者应当保 密的档案，由有关档案馆代为保管； 必要时， 可以 收购或者征购。 第十八条 超过保管 期限的档案，由保管档案的单位组织档 案管理专业人员进行 鉴定、 登记造 册，经单位负责人批准 后，方 可销毁。 销毁档案应当到指定地点， 并由两人负责 监销，监销人员 应当在销 毁清册上签字。 5应当销 毁的档案在销 毁前，应当 妥善保管，不 得出卖、 赠送。 第十九条 机关、 团体、 企业事业单位、 其他组织和个人对档 案界定及进馆档案 范围有异议的， 可以向档案行政管理部门 申 请认定。 第二十条 机关、团体、企业事业单位和其他组织人事档案 发生丢失、损毁的，有关单位应当及时 采取补救措施。 补救材料由市人民政府指定的市 级行政管理部门予以 认定 或者批准。 具体认定办法由市人民政府 另行制定。 经认定的补救材料与原档案 具有同等的法律效 力。 第二十一条 综合档案馆、专业档案馆应当建立档案 信息服 务网络，组织 编辑出版档案史料，定 期公布开放档案目录，简 化查阅手续，为档案利用 提供便利条件。 第二十二条 综合档案馆、 专业档案馆保管的经济、 技术、 文 化、 科学等 类档案，应当按照国家规定向社会 开放，涉及国家 安 全或者重大利 益的除外。 第二十三条 综合档案馆的现行文 件阅览中心，应当向社会 提供公开查询服务。 移交现行文 件的有关单位应当 给予协助和配 合。 第二十四条 机关、团体、企业事业单位或者其他组织及个 人查阅综合档案馆、 专业档案馆保存的档案，应当遵守下列规定 ： （一）不 得泄露属于保密的档案内 容； 6（二）不 得篡改、损毁、变造、 伪造档案； （三） 未经档案馆批准，不 得抄录、复制档案。 机关、 团体、 企业事业单位和其他组织的档案 室，应当按照 前款规定建立 相应的档案 查阅制度。 第二十五条 档案工作人员利用职务 便利，篡改、损毁、变 造和伪造档案，依照有关规定从重 处罚。 第二十六条 违反本条例规定有下列行为之一的，由市或者 区、 县（市）档案行政管理部门责 令限期改正； 逾期不改正的， 对单位 处以二千元以上五千元以下罚款；对直接责 任人员处以 一百元以上五百元以下罚款： （一） 未按规定 报送档案目录、档案 统计报表的； （二） 未按规定向档案馆移交材料和 物品的。 第二十七条 违反本条例规定 未配置适宜档案安全保存的专 门库房和必要设施，造成档案 破损、褪变、霉变或者 散失的，由 市或者区、 县（市）档案行政管理部门责 令限期改正， 并对单位 处以一万元以上五万元以下罚款。 第二十八条 违反档案管理规定造成档案 损失的，市或者区 、 县（市）档案行政管理部门根据档案的价值、 数量，责令其赔偿 损失。 第二十九条 档案管理人员 滥用职权、玩忽职守、 徇私舞弊， 由其所在单位或者 上级主管部门 给予行政 处分。 7第三十条 本条例自2003年9月1日起施行。 8